Все статьи
Руководство фасилитатора в SAFe® — Синхронизация команды
Дата: 08.08.2024
Узнайте, как эффективно проводить синхронизацию команды в SAFe® (Scaled Agile Framework®). Обеспечьте скоординированность членов команды, а также выявление блокирующих вопросов и зависимостей с помощью нашего руководства.
Цель
Командная синхронизация (Team Sync) служит для координации деятельности команды и выявления блокирующих вопросов и зависимостей, некоторые из которых будут решены позже. Высокопроизводительные команды используют командную синхронизацию для поиска возможностей помочь друг другу, чтобы вся команда успешно достигла своих целей итерации. Обычно командную синхронизацию организуют Скрам-мастера и Коучи Команд.
Повестка
Дайте сигнал о начале встречи.
Не более минуты на человека. Обучите команду делать это кратко. Формат, который может сработать — это ответить на следующие вопросы:
- Что вы сделали вчера, чтобы продвинуться к целям команды на итерацию?
- Что вы сделаете сегодня, чтобы продвинуться к целям команды на итерацию?
- Есть ли какие-либо трудности или препятствия для вашей работы или для достижения целей команды?
Вы и другие члены команды должны задавать краткие уточняющие вопросы. Все вопросы, которые требуют более длительного обсуждения, должны быть обозначены на командной синхронизации, но приходить к решению по ним следует на зарезервированных встречах после командной синхронизации (их можно еще называть «после-встречами» по аналогии с after-party) или другом собрании вне командной синхронизации.
Чек-лист подготовки
- Установите время для командной синхронизации, которое устроит всех.
- Найдите физическое или виртуальное пространство, которое способствует общению и сотрудничеству.
- Убедитесь, что зарезервировано время для встречи после синхронизации, если это необходимо.
- Обновления по ранее обсуждаемым рискам и препятствиям.
- Статус достижения целей итерации.
- Обновления, визуализированные на вашем инструменте управления работой или на Kanban-доске.
- Обновления от зависимых команд
- Синхронизация по ранее выполненной работе и планам на текущий день.
- Выявленные риски/препятствия, которые блокируют команду.
- Решение о проведение встреч после синхронизации по обозначенным проблемам или согласованный план действий по их решению.
- Скрам-мастер или Коуч Команды берет во внимание риски и препятствия.
- Владелец Продукта обновляет цели итерации, если это необходимо.
- Сообщение зависимым командам о возможном влиянии на них или на PI-цели.
- Обновление в инструменте управления работами или Kanban-доски.
Если вы дочитали до этого места, значит, вам интересен полезный контент о современных методах управления. Чтобы узнавать про новые статьи, видео и бесплатные мероприятия, вступайте в сообщество SAFe® Russia.
Советы и рекомендации
- Выберите с командой инструмент управления работами, поскольку вы не можете управлять работой лично, например, на физической Kanban-доске.
- Уделите время общению, чтобы естественное желание поболтать не отнимало время у командной синхронизации. Вашей команде может потребоваться время для общения, так как они не видят друг друга в офисе. Вы можете начинать встречу на 10 минут раньше специально для «командного общения».
- Вы можете сфокусировать команду на целях итерации, показывая их на экране, чтобы участники держали их в голове, рассказывая свои обновления.
- Попросите членов команды сообщать вам, если они не смогут присутствовать, чтобы команда их не ждала.
- Убедитесь, что у команды определен канал для связи, чтобы, если кто-то не сможет присутствовать, он мог сообщить обновление письменно.
- Обязательно информируйте команду, если из командной синхронизации или встречи после нее образуется что-то важное для достижения целей итерации или запланированной работы команды.
- Техника попкорна! Пусть начинает любой. Как только он завершит свое обновление, он выбирает следующего.
- В день, когда у вас не появятся необходимость в встречах после и вы быстро синхронизировались, попросите команду поделиться словами благодарности перед тем, как вы разойдетесь.
- Попросите каждого поделиться своим намерением на предстоящую итерацию вместе со стандартной командной синхронизацией.
- Дайте команде перерыв! Вместо проведения командной синхронизации используйте эти 15 минут для командного кофе-брейка, общения или дополнительного времени для работы.
Преодоление проблем
Не редкость, когда во время командной синхронизации между членами команды возникают проблемы. Они могут возникать из-за совместной работы, недопонимания, сроков или коммуникации.
Конфликты в команде — это нормально, и помощь в их управлении — часть роли Cкрам-мастера или Коуча Команды. Если вы чувствуете, что командная синхронизация затягивается из-за конфликтов внутри команды, остановите встречу, чтобы их обсудить. Если конфликт не удается быстро решить, назначьте время для встречи с участниками конфликта. Ваша задача не в том, чтобы решить проблему или найти решение, а в том, чтобы выступить в роли фасилитатора, чтобы все почувствовали, что их услышали, и могли найти лучший способ разрешения конфликта.
Если заблокированная работа или препятствия мешают команде достигать своих целей, командная синхронизация — это одно из мест, где стоит об этом сообщить.
Работайте как команда, чтобы выявить задачи, которые могут подождать, быть разбиты на более мелкие части или взяты кем-то другим, чтобы один из членов команды не был перегружен или не испытывал выгорание. Парная работа для прокачки T-shaped у других членов команды может со временем уменьшить бутылочное горлышко у одного участника команды.
Если члены команды предоставляют слишком подробные обновления, это может быть проблемой как для тайминга, так и для достижения цели командной синхронизации.
Скрам-мастера и Коучи Команд действуют как наставники для команды, и в этом случае предложение помощи отдельному члену команды может помочь всем. Вы можете попробовать переформулировать цель и повестку дня этой встречи. Вы также можете обучить команду или отдельного члена команды давать более краткие обновления на командной синхронизации, формируя краткие обновления по результатам встречи или вступая в длительные разговоры и помогая команде проходить встречи после синхронизации. Если вы обучаете отдельного участника команды, предложите ему записывать свои обновления в виде кратких заметок и записывать их на стикеры перед командной синхронизацией.
