Все статьи
OKR Big Picture — весь фреймворк как на ладони
Дата: 23.04.2022
Objectives and Key Results — это легковесный и простой фреймворк, который включает множество взаимосвязанных между собой ролей, артефактов и процессов. Все эти элементы и связи между ними представлены на одной картинке — OKR Big Picture: базе знаний сообщества практиков OKR Russia.
OKR Russia
Сообщество OKR Russia занимается стандартизацией OKR в России на основе обобщенного опыта внедрений OKR, а также ускорением обмена знаниями между практиками и новичками в этой теме.
Всё началось в октябре 2019 года, когда мы с Денисом Дудоров (Авито) съездили в Амстердам на конференцию OKR Forum. Это была показательная поездка. С одной стороны, мы познакомились с Фелипе Кастро, одним из евангелистов OKR и автором книги «OKR для начинающих». С другой стороны, избавились от типичных иллюзий о том, что трава там зеленее и практики круче. Оказалось, что экспертность и практика в России не отстает от европейской, а значит, пора делать свою конференцию. Цель была в том, чтобы закрепить опыт и экспертизу, которые мы накопили, и придать ускорение широкому распространению фреймворка во все уголки нашей огромной страны.
К марту 2020 мы сформировали программу конференции, собрав все известные компании, которые уже практиковали OKR. Мы планировали провести мероприятие 20 апреля, но судьба и обстоятельства решили вмешаться в наши планы: началась пандемия COVID-19. Все факторы указывали на то, что конференция не сможет состояться. Это само по себе очень символично: конференция про метод, который часто используется как антикризисный, может сорваться в момент глобального кризиса. Для нас доведение работы до конца стало делом чести. Мы решили доказать своими действиями, что этот метод позволяет достигать целей даже в кризисные моменты.
Как это выглядело в хронологии?
- 16 марта в Москве введен запрет на проведение мероприятий больше 50 человек. Нам срочно потребовалось перевести конференцию в онлайн-формат. Участники поддержали инициативу, практически все согласились на переход.
- 25 марта переносится референдум по изменениям в Конституции РФ (по плану он должен был быть 18 апреля, а наша конференция – 20). Мы понимаем, что наше правительство что-то готовит нам на эти числа. Если даже Референдум переехал, какие шансы у конференции? Включаем кризис-менеджмент и режим «Ни шагу назад!» Мероприятие должно состояться, что бы ни случилось.
- 31 марта градус риска возрастает: вводится уголовная ответственность за доказанные факты заражения для юридических лиц. Мы тестируем на COVID всех спикеров, которых мы хотели собрать в студии, чтобы обеспечить качественную трансляцию на онлайн-участников.
- 19 апреля в ночь перед днём конференции – отчаяние! Один из организаторов получил положительный результат COVID-теста. Генеральный директор площадки для трансляции принимает решение закрыть ее на карантин. В 20:00 мы остаёмся без площадки, с которой уже на следующий день должна была вестись трансляция.
- Утро 20 апреля: мы все-таки проводим конференцию! 30 реальных историй от компаний, которые уже внедрили OKR и получили результаты, 140 онлайн-участников и море позитивных эмоций.
В 2021 году мы решили изменить формат и сделать конференцию по OKR еще более отвечающей духу фреймворка: работать с сообществом по принципу «частый результат маленькими порциями». Конференция из ежегодной превращается в ежемесячную. Вечерний формат, 3-4 доклада и один воркшоп, всё это онлайн и бесплатно. Результат: при сохранении такого же количества контента (25 докладов за год), привлекли 1 600 участников. Пользы получилось больше!
В 2022 году мы планируем продолжать такой формат, плюс чаще встречаться очно.
Все предыдущие 2 года мы накапливали и масштабировали количество экспертизы, демонстрировали применимость фреймворка в разных отраслях и типах компаний. Это позволяет новичкам легче преодолевать барьер неприятия, пробовать OKR в своём контексте.
Пришла пора переходить на новый уровень и работать с качеством. В сообществе появилась база знаний OKR Big Picture и брошюра c Глоссарием OKR, а также линейка сертификаций OKR Russia, обеспечивающая гарантированную проверку компетенций для тех, кто работает с фреймворком.
OKR Big Picture
Нажмите на изображение, чтобы открыть его крупнее.
Давайте разберем, из чего же состоит фреймворк.
- Роли: кто участвует в процессе, какие у них обязанности и какие требования предъявляются к навыкам.
- Артефакты: чем участники руководствуются в процессе работы по OKR и что является результатом их деятельности.
- Цикл: какие встречи и в каком составе должны проводиться, что требуется на вход и что получается в результате этих встреч.
- Основа: что требуется подготовить на старте внедрения OKR в компании и как развивать подход после внедрения.
Посмотрим подробнее на каждый блок.
Роли
- Базовое важное свойство такой команды – кросс-функциональность. Внутри команды должны быть специалисты всех компетенций, необходимых для достижения цели.
- Автономность и самоорганизованность команды – следующий уровень зрелости команды. Классно, если она может работать самостоятельно, без менеджера – зачем он, когда есть Цель и Ключевые результаты?
Все члены команды называются OKR-практиками.
В большинстве компаний, как правило, выделяется роль Владельца OKR. Это человек «рукопожатный» с Заинтересованными лицами – представителями бизнеса, технологий и т.д., максимально заинтересованных в достижении целей команды. Сам Владелец OKR несет конечную ответственность за достижение этих целей. Ближайшая его аналогия из Agile-фреймворка – это Владелец продукта (Product Owner).
Заинтересованные лица – это сотрудники компании, которые сейчас ведут какую-то операционную деятельность и заинтересованы в улучшении показателей этой деятельности OKR-командой. Например, директор по продажам заинтересован в автоматизации работы отдела продаж с лидами в какой-то информационной системе. Он отвечает за операционные показатели: количество продаж, конверсия лидов, количество проведенных сделок и многих других. А ИТ-команда улучшает систему продаж, чтобы, например, снизить количество ошибок человеческого фактора и т.д. Связь показателей команд с операционным показателями есть в любом случае. Команда добивается своих целей, и это меняет жизнь операционных сотрудников в другом подразделении компании. Поэтому очень важно обеспечить стыковку команды с их Заинтересованными лицами.
OKR-Мастер – это внутренний эксперт в компании, который знает, как настраивать OKR, зачем и когда нужно применять фреймворк, а также умеет проводить обучение для сотрудников.
Что еще важно понимать про роли? И те, кто начинает работать по фреймворку (практики), и эксперты по внедрению и настройке, должны обладать определенным набором компетенций. Для ключевых ролей, которые нужны чтобы фреймворк в компании заработал, есть и набор определенных компетенций, и описание тренингов, которые позволяют эти компетенции сформировать.
Артефакты
Чем руководствуется те, кто работает с OKR? Что важно подать им на вход?
Важно, чтобы целевое Видение будущего вашей компании было хоть как-то оформлено, и все сотрудники одинаково понимали, к чему компания хочет прийти к концу определенного длительного периода времени. В минимальной конфигурации достаточно, чтобы генеральный директор и члены правления могли ответить на вопрос: «Какой наша компания должна стать к концу года?». Этот ответ иногда называют бизнес-дифференциатором. Например, сейчас мы – банк, а к конце года хотим стать ИТ-компанией с лицензией Центробанка (компанией, которая большую часть продаж делает через цифровые каналы). Видение по сути фокусирует компанию на движении из состояния «сейчас» в каком-то направлении к целевому состоянию.
Если компания обслуживает клиентов и поддерживает бизнес, то у нее есть набор показателей операционной деятельности: количество клиентов, количество продаж, скорость обработки запросов в техническую поддержку и т.д. Эти показатели описывают то, как сейчас работает компания, и чаще всего их называют KPI (Ключевые Показатели Деятельности).
По-хорошему OKR – это метод улучшения KPI. Цели стыкуются с текущими показателями операционной деятельности, когда мы хотим выйти на новый уровень этих показателей. Например: давайте увеличим продажи ипотеки в цифровых каналах до 20%, ведь наша долгосрочная цель — вообще отказаться от физической сети и стать «безофисным» банком.
Таких Целей должно быть не больше 3, чтобы сфокусироваться на самом главном. Их нужно снабдить Ключевыми результатами – метриками, которые показывают, что мы действительно достигаем этой цели в динамике. Ключевые результаты в идеале – это опережающие показатели, которые могут измениться в результате вашей деятельности всего за неделю (прим. ред. — Опережающие и запаздывающие показатели). Они должны регулярно давать нам обратную связь: то, что мы делаем, работая над целью, приближает нас к этой цели или нет?
Собственно, все то, что вы делаете: проекты, задачи, инициативы, конкретные шаги – это ваш Бэклог. По факту, OKR даёт такую надстройку «сверху» над Бэклогом задач, которая позволяет постоянно проверять, действительно ли наши действия приближают компанию к конечной цели или нет? Набор задач в Бэклоге OKR – это не обязательные к исполнению шаги, а гипотезы. Если они к цели не приближают, мы их пересматриваем и меняем, адаптируем Бэклог. Для этого мы каждую неделю пересматриваем состав задачек на следующую неделю, чтобы по Ключевым результатам в динамике отследить, приблизили ли наши действия к достижению целей или нет.
Важно понимать, что OKR позволяют связать два мира: мир операционный, который управляется KPI, и мир развития, изменений, улучшения сервиса и процессов, создания новых продуктов.
Цикл
Опираясь на Видение, стоит оформить 1-3 больших Цели на год — Годовые OKR. У таких целей Ключевые результаты скорее всего будут запаздывающие, но достаточные, чтобы раз в квартал видеть и отслеживать изменения по ним.
Годовые цели будут скорее стратегическими, и для их достижения нам нужны более оперативные, тактические. Для этого мы устанавливаем взаимосвязь от Годовых к Квартальным OKR. По итогам достижения квартальных целей мы получаем обратную связь и начинаем видеть первые результаты по Годовым. Часто эта обратная связь позволяет нам откалибровать свои ожидания по году. 4 квартала обеспечивают минимум 3 петли обратной связи по Годовым целям.
Квартальные цели появляются по итогам квартального планирования — Планирование OKR. Это встреча, на которой Команды с Заинтересованными лицами формируют Цели, определяют Ключевые результаты и разрешают зависимости с другими командами, которых в рамках совместной работы может быть выявлено достаточно много.
Внутри квартала работа над OKR поддерживается Еженедельными прогресс-собраниями. Раз в неделю OKR-команда собирается вместе и оценивает изменения Ключевых результатов с прошлого собрания. Если изменения есть и они положительные – мы идем верным путём. Если же метрики никак не изменились или изменились в худшую сторону, то это прямой сигнал к обязательному пересмотру и внесению изменений в Бэклог. Именно метрики дают нам обратную связь: если в прошлом действия не принесли положительной динамики, то стоит поменять подход, чтобы получить результат. Прогресс-собрания – это самая главная магия OKR. Говоря проще – самая важная встреча, ключевой фактор успеха внедрения фреймворка. Если вы не проводите Прогресс-собрания – не называйте то, что вы внедрили, OKR.
Квартал завершается большим Обзором OKR. Здесь мы проверяем, добились ли мы Квартальных целей, получаем обратную связь по Годовым целям, и если они завышены или занижены, то вносим изменения в них.
Длинные квартальные итерации позволяют по итогам года достичь Годовых целей на значимый процент.
Основа
Это последний блок OKR Big Picture. Он состоит из 3 элементов.
- Дорожная карта. Внедряя OKR, понимаете ли вы, по какому пути идёте? Выбрали ли вы ограниченный контур для пилотирования OKR? После пилота уточнили ли вы свой подход к масштабированию? Каким будет ваш собственный путь внедрения OKR? Сообществом экспертов уже разработана универсальная дорожная карта внедрения OKR. Рекомендуем регулярно сверяться с ней, чтобы снизить риски внедрения и предусмотреть важные шаги, а также адаптировать траекторию под потребности вашего бизнеса.
- Зрелость, вторая важная часть основы, фундамента успешной работы с OKR – это постоянное совершенствование самого процесса целеполагания. Есть ли в компании эксперты, умеющие периодически (например, раз в квартал) измерять выгоду от применения вами OKR-фреймворка? Действительно ли OKR подход позволяет улучшать ключевые показатели вашего бизнеса? Работает ли OKR? Что необходимо сделать, чтобы он работал еще лучше? Главный инструмент такого анализа и ретроспективы — Радар оценки зрелости внедрения OKR. По осям у него представлены метрики для оценки пользы от применения подхода OKR. На ретроспективе OKR-команде вместе с Заинтересованными лицами стоит периодически проводить оценку по Радару, замерять динамику и планировать следующие шаги. Формат проведения такой ретроспективы тоже доступен в сообществе.
- Последний, но не последний по значимости, элемент на OKR Big Picture – это опытный проводник, OKR-эксперт, который может помочь вам на старте внедрения. Обычно это внешние консультанты, которые много раз проводили компании по пути внедрения. Их помощь позволяет значительно снизить риски.
