Все статьи
Руководство фасилитатора в SAFe® – Синхронизация владельцев продуктов
Дата: 02.11.2024
Узнайте, как эффективно проводить синхронизацию Владельцев Продуктов в SAFe® (Scaled Agile Framework®). С помощью нашего руководства вы поможете Владельцам Продуктов в ART эффективно и продуктивно синхронизироваться в течение Интервала Планирования.
Цель
Синхронизация Владельцев Продуктов (Product Owner Sync, PO Sync) — это регулярное событие для Владельцев Продуктов и Продуктового Менеджмента, имеющее несколько важных целей:
- Обеспечить наглядность прогресса по продвижению ART (Agile Release Train) к поставленным PI-целям.
- Оценить изменения объема работ.
- Выявить любые возможности или проблемы, связанный с разработкой функционала.
Синхронизация Владельцев Продуктов и Синхронизация Коучей могут быть объединены в одно событие – Синхронизация ART.
Повестка
SAFe рекомендует проводить PO Sync раз в неделю или чаще, если необходимо, в течение 30-60 минут. RTE (Release Train Engineer) или Менеджер Продуктов могут фасилитировать это событие.
[30–60 минут] Темы для обсуждения:
- Фичи, над которыми работают команды; выделение зависимостей, блокеров или рисков.
- Предложения по корректировкам объема реализации фич от Менеджеров Продуктов/Владельцев Продуктов.
- Прогресс по достижению командных PI-целей от Владельцев Продуктов.
- PI-цели или фичи, которые находятся в зоне риска или заблокированы.
- Сессии по пересмотру и актуализации бэклога ART или решения.
- Приоритизация с помощью WSJF (Weighted Shortest Job First) перед грядущим PI-планированием.
Кроме того, необходимо зарезервировать время после встречи для обсуждения любых тем, требующих более глубокой проработки или проблем, которые необходимо решить.
Чек-лист подготовки
Подготовка фасилитатора
Установите регулярный ритм для PO Sync.
Убедитесь, что Владельцы Продуктов, Менеджеры Продуктов и важные заинтересованные лица знают, когда и с какой целью будут проводиться эти синхронизации.
Решите, кто будет фасилитировать PO Sync.
Несмотря на то, что фасилитатор может меняться, убедитесь, что тот, кто проводит следующую встречу, заранее знает, что он будет фасилитировать событие.
Выберите и сообщите тему или темы встречи участникам перед следующей синхронизацией.
Объявите темы и предупредите участников о необходимой подготовке, которую им необходимо выполнить к следующей синхронизации.
Создайте настраиваемый, пригодный для многократного использования шаблон повестки встречи и обязательно обновите его перед предстоящей встречей, чтобы обеспечить организованное обсуждение.
Подготовка участника
Приходите подготовленным и предоставьте любую запрошенную информацию (например, выявленные риски, блокеры, предлагаемые изменения).
Кратко расскажите о прогрессе, запланируйте время на случай, если нужно будет остаться для более глубоких обсуждений после прохождения основной повестки.
Сообщите своей команде результаты встречи (например, корректировки работы, приоритетов или объема).
Советы и рекомендации
Общие практики
Используйте творческий подход
Общие практики
- Внесите все обновления в общий документ перед встречей. Это поможет участникам ссылаться на общую информацию.
- Выберите ключевые инструменты для управления встречей — бэклог ART или решения, фичи в Agile-инструменте управления жизненным циклом, или на доске планирования ART, или PI-цели. В случае удаленного проведения синхронизации вы можете поделиться экраном и обращаться к этим инструментам.
- Если Владельцам Продуктов и Менеджерам Продуктов необходимо предоставить подготовленную информацию, создайте для этого общее место или шаблон, указывающий им, чем и как делиться.
- Организуйте PO Sync так, чтобы каждая команда поделилась своим прогрессом по достижению своих PI-целей, и задавайте следующие вопросы. Находится ли какая-либо фича или PI-цель под угрозой? Есть ли команды, которые рискуют не достичь своих целей? Есть ли перегруженные команды? Это поддержит дискуссию о том, куда можно перенести или изменить объем работы.
- Попросите всех отключать микрофоны, когда они не разговаривают. Убедитесь, что вы можете отключить звук участников, подключающихся удаленно, чтобы другие участники не слышали фоновый шум при попытке подключиться.
- Создайте удобный способ, позволяющий удаленно подключившимся участникам задавать вопросы или делиться мнениями (например, на некоторых платформах есть кнопка «Поднять руку»).
- Договоритесь о сигнале или слове, которые помогут перенести долгое обсуждение на отдельную встречу.
Используйте творческий подход
- Меняйте фасилитатора, чтобы у всех постоянных участников была возможность вести событие.
- Создайте тему для каждой встречи и заблаговременно опубликуйте расписание — проверка готовности фич, обсуждение корректировки объемов в середине PI, обсуждение PI-целей, приоритизация с помощью WSJF.
- Используйте забавные вводные слова для встреч, например: попросите всех рассказать анекдот, дайте наглядное изображение (смайлик или мем), отражающее их отношение к теме встречи, попросите всех рассказать о достигнутом успехе.
- Ищите творческие способы поддержки вовлеченности и сбора обратной связи. Многие платформы для удаленных встреч позволяют участникам чата предлагать опросы, кликать по кнопкам реакций и даже поддерживают викторины или игры как средство повышения вовлеченности и сбора обратной связи.
Преодоление проблем
Давайте посмотрим правде в глаза; не всегда все идет идеально. В быстро меняющейся бизнес-среде перемены являются единственной константой. Когда возникают разногласия или конфликты, может быть трудно продвинуть вашу команду вперед. Ниже приведены некоторые общие области, в которых Скрам-мастера или Коучи Команд могут добиться успеха перед лицом невзгод.
Никто из участников не поделился прогрессом по Энейблерам
Участники кажутся невовлечёнными или перестали регулярно посещать событие
Встреча слишком долгая, обсуждения слишком затянутые, или многие из них требуют дополнительного обсуждения после завершения встречи
Никто из участников не поделился прогрессом по Энейблерам
Пригласите Системного Архитектора для обсуждения текущей и предстоящей работы по реализации Энейблеров и их важности для обеспечения устойчивого предоставления ценности.
Участники кажутся невовлечёнными или перестали регулярно посещать событие
Расскажите о цели собрания, чтобы участники могли лучше понять свой вклад. Создайте четкую повестку для каждой встречи, чтобы участники знали, что будет обсуждаться, и были готовы принять участие. Поработайте над тем, чтобы добавить этому событию веселые и увлекательные активности, чтобы его проведение вызвало больший интерес. Рассмотрите возможность проведения ретроспективы или создания других способов сбора обратной связи для адаптации встречи с течением времени.
Встреча слишком долгая, обсуждения слишком затянутые, или многие из них требуют дополнительного обсуждения после завершения встречи
Это может быть индикатором того, что встречу можно проводить чаще. Рассмотрите возможность добавления дополнительной встречи к регулярному ритму событий ART. Эту проблему также можно решить путем более жесткой фасилитации.
Тест — проверьте, насколько хорошо вы усвоили материал
Продолжение следует
В следующих частях продолжим кратко и простыми словами рассказывать про роль фасилитатора в SAFe® (Scaled Agile Framework®).
