Все статьи
Ускорение потока поставки множества связанных команд с помощью воркшопа по решению проблем в SAFe®
Дата: 24.03.2025
Воркшоп по решению проблем помогает выявлять узкие места в потоке работы и повышать его эффективность. В статье описаны практические методы анализа проблем, выбора метрик потока и внедрения улучшений.
Содержание
Зачем нужен воркшоп по решению проблем ускорения потока?
Воркшоп по решению проблем (SAFe Problem-Solving Workshop) является частью мероприятия Инспекции и Адаптации (Inspect and Adapt, I&A) и поддерживает непрерывное улучшение Agile Release Train (ART). На нем команды размышляют о самых серьезных препятствиях и совместно ищут пути улучшения.
Эффективное решение проблем начинается с нового ракурса рассмотрения проблем и решений. В зрелом ART воркшоп по решению проблем со временем может стать обыденным, поэтому небольшие изменения могут быть полезны. По нашему мнению хорошо работает подход, объединяющий потоковое и дизайн-мышление. Воркшоп по решению проблем ускорения потока (Accelerating Flow Problem-Solving Workshop) позволяет найти варианты ускорения потока ART. Он предлагает методы решения проблем, основанные на фактах, что форсирует активное участие членов ART и поддерживает постоянное совершенствование.
Статья для тех, кто обычно проводит воркшоп по решению проблем, то есть SPC (SAFe Practice Consultant), RTE(Release Train Engineer), Scrum Masters/Team Coaches, руководители LACE (Lean-Agile Center of Excellence) и члены VMO (Value Management Office). Надеемся, что статья окажется полезной и даст свежий взгляд на проведение мероприятия I&A.
Обзор Flow Acceleration Canvas
Воркшоп построен на основе шаблона Flow Acceleration. Шаблон основан на духе дизайн-мышления, который фокусируется как на проблеме, так и на решении. При решении проблем участники часто склонны больше фокусироваться на решении. Но, по нашему опыту, пропуск такого важного шага, как определение хорошей формулировки проблемы, обычно приводит к выработке слабых вариантов улучшения.
| ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОБЛЕМЫ | ПОИСК РЕШЕНИЯ | УЛУЧШЕНИЯ |
|---|---|---|
| Метрика потока: | Flow Accelerator (ускоритель потока): | Название элемента улучшения: |
| Какую проблему мы отслеживаем с помощью какой метрики? | Каков желаемый результат? | Укажите желаемый эффект от элемента улучшения. |
| Какова первопричина нашей проблемы? | Где и как мы можем использовать этот Flow Accelerator (ускоритель потока), чтобы достичь желаемого результата? | Какие основные действия необходимы для достижения желаемого результата? |
| Каково влияние проблемы? | Какую метрику(и) мы будем использовать для измерения желаемого результата? |
Flow Acceleration Canvas содержит три раздела:
- Исследование проблемы. Здесь мы рассматриваем проблемы, с которыми может столкнуться ART, выявленные по одной или нескольким метрикам потока. Мы исследуем первопричину и четко описываем влияние проблемы.
- Поиск решения. В этом разделе мы определяем желаемый результат, к которому должны привести улучшения. Мы также описываем, где и как выбранные ускорители потока (flow accelerator) будут обеспечивать этот результат, и затем мы убеждаемся, что метрики для измерения эффекта понятны.
- Улучшения. Наконец, ART формулирует один или несколько элементов улучшения, которые ART и команды могут решить в течение предстоящего PI.
Как и любое другое мероприятие в SAFe, успешный воркшоп по решению проблем (Problem-Solving Workshop) требует правильной подготовки, выполнения и последующего контроля. В следующих разделах описывается, как подготовиться и провести воркшоп по решению проблем ускорения потока (Accelerating Flow Problem-Solving Workshop).
Если вы дочитали до этого места, значит, вам интересен полезный контент о современных методах управления. Чтобы узнавать про новые статьи, видео и бесплатные мероприятия, вступайте в сообщество SAFe® Russia.
Подготовка к воркшопу по решению проблем ускорения потока
Исходя из нашего опыта, мы рекомендуем выполнить следующие действия перед воркшопом:
- Выбрать подходящие метрики потока.
- Сформулировать проблему.
- Оценить воздействие.
- Довести информацию до ART и его заинтересованных сторон.
Выбор подходящих метрик потока
Метрики потока являются важнейшими показателями для всех участников ART, помогают выявлять потенциальные проблемы и продемонстрировать результаты успешных действий по улучшению. Например, таких, как повышение эффективности потока. Они также могут выявлять обстоятельства, когда одно улучшение привело к ухудшению результатов в другой области (например, ART сократил время выхода на рынок, но увеличил количество происшествий на производстве).
В таблице ниже кратко описаны различные метрики, которые ART может выбрать для сбора. Для более полного объяснения каждой метрики потока обратитесь к статье Measure and Grow.
| МЕТРИКИ ПОТОКА |
| Распределение потока – Доля каждого типа элемента в бэклоге |
| Скорость потока – Количество элементов, завершенных за определенное время |
| Время потока – Время, потраченное работу в рабочем процессе |
| Нагрузка потока – Общее количество незавершенной работы |
| Эффективность потока – Отношение активного времени к общему времени |
| Предсказуемость потока – Отношение запланированной и фактически полученной бизнес-ценности |
Формулировка проблемы
Хорошая формулировка проблемы четко определяет стоящую перед вами сложность. Она согласовывает действия команд, способствует сотрудничеству и направляет на достижение конкретных целей, обеспечивая эффективное решение проблем и измеримый успех. Ниже приведены примеры типичных проблем, выявленных с помощью определенных метрик потока.
| МЕТРИКИ ПОТОКА | ВЫЯВЛЕННЫЕ ПРОБЛЕМЫ |
| Распределение потока – Доля каждого типа элемента в бэклоге | Повышенное внимания только бизнес-фичамприводит к ухудшению качества решения, что замедляет разработку. |
| Скорость потока – Количество элементов, завершенных за определенное время | Проблемы производительности и непредсказуемая изменяющаяся с течением времени скорость. |
| Время потока – Время, потраченное работу в рабочем процессе | Медленный вывод продукта на рынок заставляет клиентов ждать и несет упущенную выгоду. |
| Нагрузка потока – Общее количество незавершенной работы | Избыток незавершенной работы увеличивает время потока, поскольку в системе образуются очереди. |
| Эффективность потока – Отношение активного времени к общему времени | Множество потерь, узких мест и задержек в системе. |
| Предсказуемость потока – Отношение запланированной и фактически полученной бизнес-ценности | Низкая или неустойчивая предсказуемость свидетельствует о проблемах, лежащих в основе технологии, планирования или работы организации, которые необходимо устранить. |
В нашем случае RTE следил за метриками потока на протяжении всего PI и делился результатами во время Coach Sync. По мере реализации итераций участники заметили снижение эффективности потока с 9 до 6%.
В то же время Скрам-мастер из команды искусственного интеллекта заметил, что его команда не успевает за большим количеством входящих запросов, что приводит к задержкам в поставке ART. Ранеев течение некоторого времени эффективность потока была относительно стабильной, поэтому после обсуждения с другими Скрам-мастерами ART решили вынести это на воркшоп по решению проблем ускорения потока (Accelerating Flow Problem-Solving Workshop), чтобы выявить все сохраняющиеся проблемы.
RTE и Скрам-мастера использовали таблицу на рисунке 3, чтобы соотнести выбранную метрику потока с проблемами, которые были выявлены во время PI.
В результате Coach Sync было решено, что метрикой потока, на которой нужно сосредоточиться, будет эффективность потока. Первоначальная постановка задачи такова: «В этом PI наши команды столкнулись с серьезными задержками из-за того, что наша команда ИИ не справлялась со всеми поступающими запросами».
Формулировка последствий
Мы убедились, что формулировка последствий является важнейшим элементом успешного исследования проблемы. Она гарантирует, что мы сохраним фактическое представление о последствиях проблемы и создаст ощущение срочности в ее решении. Мы рекомендуем владельцам бизнеса внести свой вклад в составление отчета о последствиях и сделать его максимально измеримым и основанным на фактах.
| ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОБЛЕМЫ |
| МЕТРИКА ПОТОКА: ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПОТОКА |
| Какую проблему мы отслеживаем с помощью какой метрики? В этом PI наши команды столкнулись с серьезными задержками из-за того, что наша команда ИИ не справлялась со всеми поступающими запросами |
| Какова первопричина нашей проблемы? |
| Каково влияние проблемы? Оценка влияния задержки выпуска: организация понеслафинансовые потери на общую сумму 250 000 евро за несвоевременную поставку новой функциональности. |
Проведение воркшопа по решению проблем на основе потока
Начало воркшопа
RTE начинает воркшоп с представления проблем, над которыми будет работать ART. Использование полной информации о метриках потока, решаемой проблеме и ее влияния, представленных на Flow Acceleration Canvas, является хорошей отправной точкой. Это гарантирует, что участники понимают, какие проблемы будут решаться и могут выбрать ту, которая наиболее актуальна для них.
Воркшоп включает такие активности:
- Исследование проблемы: дальнейшее изучение проблемы и выявление ее первопричины.
- Поиск решения: определение возможных шагов по устранению первопричины.
- Улучшения: создание рабочих элементов по улучшению для определения приоритетов.
Определение первопричины
Прежде чем приступать к поиску решения, необходимо убедиться, что мы работаем над истинной первопричиной проблемы. Анализ первопричин критически важен для понимания истинных причин проблемы. Мы рекомендуем использовать технику «5 почему», а затем анализ Парето (Pareto Analysis) для изучения и выбора наиболее правдоподобной первопричины.
Собрав несколько команд на сессию решения проблем, фасилитаторы помогают командам провести анализ первопричин, применяя технику «5 почему» и используя диаграмму «рыбья кость” (fishbone diagram).
Затем команды представляют свои первопричины и голосуют за одну наиболее вероятную. После достижения консенсуса RTE обновляет шаблон соответствующим образом.
| ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОБЛЕМЫ |
| МЕТРИКА ПОТОКА: ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПОТОКА |
| Какую проблему мы отслеживаем с помощью какой метрики? В этом PI наши команды столкнулись с серьезными задержками из-за того, что наша команда ИИ не справлялась со всеми поступающими запросами. |
| Какова первопричина нашей проблемы? Увеличилось количество запросов от бизнеса, требующих базовые навыки ИИ, что привело к возникновению зависимостей и дополнительным передачам задач. Другие команды не обладали достаточными навыками для решения основных задач в области ИИ. |
| Каково влияние проблемы? Оценка влияния задержки выпуска: организация понеслафинансовые потери на общую сумму 250 000 евро за несвоевременную поставку новой функциональности. |
Завершение поиска решения
Блок «Поиск решения» включает четыре действия:
- Определить подходящий ускоритель потока (flow accelerator) на основе первопричины выявленной проблемы.
- Определить желаемый результат применения данного ускорителя потока.
- Описать, где и как использовать ускоритель потока для достижения желаемого результата.
- Определить метрику, которая будет использоваться для измерения желаемого результата.
Определение ускорителя потока
Теперь, когда мы понимаем первопричину проблемы, мы можем сосредоточиться на определении ускорителя потока, который поможет её решить. В таблице ниже приведены примеры того, какие ускорители потока могут помочь и в решении каких распространенных проблем.
| МЕТРИКИ ПОТОКА | ВЫЯВЛЕННЫЕ ПРОБЛЕМЫ | УСКОРИТЕЛИ ПОТОКА (FLOW ACCELERATORS) |
| Распределение потока – Доля каждого типа элемента в бэклоге | Повышенное внимания только бизнес-фичам приводит к ухудшению качества решения, что замедляет разработку. | 4. Быстрее получайте обратную связь. 6. Управляйте длиной очереди. |
| Скорость потока – Количество элементов, завершенных за определенное время | Проблемы производительности и непредсказуемаяизменяющаяся с течением времени скорость. | 5. Работайте над меньшими порциями работы. 7. Максимизируйте периоды времени в состоянии потока. |
| Время потока – Время, потраченное работу в рабочем процессе | Медленный вывод продукта на рынок заставляет клиентов ждать и несет упущенную выгоду. | 1. Визуализируйте и ограничивайте объем работ. 3. Минимизируйте передачи задач и зависимостей. 5. Работайте над меньшими порциями работы. 8. Устраняйте устаревшие правила и практики. |
| Нагрузка потока – Общее количество незавершенной работы | Избыток незавершенной работы увеличивает время потока, поскольку в системе образуются очереди. | 1. Визуализируйте и ограничивайте объем работ. 6. Управляйте длиной очереди. |
| Эффективность потока – Отношение активного времени к общему времени | Множество потерь, узких мест и задержек в системе. | 2. Устраняйте узкие места. 3. Минимизируйте передачи задач и зависимостей. 8. Устраняйте устаревшие политики и практики. |
| Предсказуемость потока – Отношение запланированной и фактически полученной бизнес-ценности | Низкая или неустойчивая предсказуемость свидетельствует о проблемах, лежащих в основе технологии, планирования или работы организации, которые необходимо устранить. | 4. Быстрее получайте обратную связь. 5. Работайте над небольшими порциями работы. |
Определение желаемого результата
Часть шаблона, посвященная определению желаемого результата, критически важна для постановки цели, которую нужно достичь. Написание целей по SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely) обеспечивает фокус, выравнивает усилия и устанавливает измеримые результаты. Четко определенный результат также повышает ответственность и мотивирует команды, предлагая четкое видение желаемых результатов.
Мы часто видим, что совместное определение желаемых результатов с представителями бизнеса повышает процент успеха и гарантирует значимость целей для бизнеса.
Неспособность определить четкие результаты может привести к нескольким анти-паттернам, таким как:
- Команды прекращают улучшение слишком рано, поскольку у них нет опережающих индикаторов.
- Команды, продолжающие улучшение без фактических доказательств того, что проблема решена, напрасно тратят драгоценные усилия.
- Команды выбирают слишком сложные задачи, которые не могут быть завершены в желаемые сроки.
| ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОБЛЕМЫ | ПОИСК РЕШЕНИЯ |
| Метрика потока: Эффективность потока | Ускоритель потока (flow accelerator): Минимизировать передачу задач и зависимость |
| Какую проблему мы отслеживаем с помощью какой метрики? В этом PI наши команды столкнулись с серьезными задержками из-за того, что наша команда ИИ не справлялась со всеми поступающими запросами. | Каков желаемый результат? Повысить эффективность потока на 6% с 7% в рамках предстоящего PI. |
| Какова первопричина нашей проблемы? Увеличилось количество запросов от бизнеса, требующих базовые навыки ИИ, что привело к возникновению зависимостей и дополнительным передачам задач. Другие команды не обладали достаточными навыками для решения основных задач в области ИИ. | Где и как мы можем использовать этотускоритель потока (flowaccelerator), чтобы достичь цели? Мы хотим свести к минимуму количество передаваемых задач и зависимостей, повысив уровень базовых навыков решения основных задач в области ИИ в других командах. |
| Каково влияние проблемы? Оценка влияния задержки выпуска: организация понеслафинансовые потери на общую сумму 250 000 евро за несвоевременную поставку новой функциональности. |
Какую метрику (метрики) мы будем использовать для измерения желаемого результата? Мы будем отслеживать улучшения, контролируя эффективность потока и количество зависимостей для команды ИИ от других команд. |
Определение элементов улучшения
Основываясь на знании проблемы и определении подхода к ее решению, команды теперь определяют конкретные элементы улучшения, которые они хотят рассмотреть в предстоящем PI. Сначала каждый член команды проводит индивидуальный мозговой штурм, а затем все вместе дорабатывают идеи. По мере формирования идей команды определяют новые истории, фичи или эпики для представления работы в бэклоге в зависимости от того, какие усилия, по их мнению, потребуются.
Команды должны ограничиваться одним или двумя элементами улучшений. Затем улучшения представляются всем остальным командам ART, и предоставляется время для вопросов и ответов. За этим, как правило, следует возможность для всего ART проголосовать за то, с какими элементами улучшения следует двигаться дальше. Результаты голосования записываются в шаблоне.
После того, как команды провели мозговой штурм и описали свои элементы улучшения, все коллективно проголосовали за наиболее жизнеспособный эксперимент.
Несмотря на то, что было выдвинуто множество идей, таких как создание второй команды ИИ для работы с многочисленными запросами, все сошлись на том, чтобы обучить другие команды, связанные с потоком, базовым навыкам ИИ, чтобы они могли сами справляться с самыми простыми запросами.
| ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОБЛЕМЫ | ПОИСК РЕШЕНИЯ | УЛУЧШЕНИЯ |
| Метрика потока: Эффективность потока | Ускоритель потока (flow accelerator): Минимизировать передачу задач и зависимость | Название элемента улучшения: Повысить базовые навыки в области ИИ в одной команде |
| Какую проблему мы отслеживаем с помощью какой вспомогательной метрики? В этом PI наши команды столкнулись с серьезными задержками из-за того, что наша команда ИИ не справлялась со всеми поступающими запросами. | Каков желаемый результат? Повысить эффективность потока на 6% с 7% в рамках предстоящего PI. |
Укажите желаемый эффект от элемента улучшения. Повысить эффективность потока на 6% с 7% в рамках предстоящего PI. |
| Какова первопричина нашей проблемы? Увеличилось количество запросов от бизнеса, требующих базовые навыки ИИ, что привело к возникновению зависимостей и дополнительным передачам задач. Другие команды не обладали достаточными навыками для решения основных задач в области ИИ. | Где и как мы можем использовать этотускоритель потока (flowaccelerator), чтобы достичь цели? Мы хотим свести к минимуму количество передаваемых задач и зависимостей, повысив уровень базовых навыков решения основных задач в области ИИ в других командах. |
Какие основные действия необходимы для достижения желаемого результата? Проведите базовый курс ИИ для одной команды.Поработайте в парах над всеми базовыми разработками ИИ на протяжении всего PI. |
| Каково влияние проблемы? Оценка влияния задержки выпуска: организация понеслафинансовые потери на общую сумму 250 000 евро за несвоевременную поставку новой функциональности. |
Какую метрику (метрики) мы будем использовать для измерения желаемого результата? Мы будем отслеживать улучшения, контролируя эффективность потока и количество зависимостей для команды ИИ от других команд. |
Заключение
По нашему опыту, создание фокуса на поток на воркшопе по решению проблем создает возможность повысить производительность ART за счет выявления и устранения неэффективностей. Совместное использование метрик потока SAFe и ускорителей потока создает подход, основанный на фактах и направленный на непрерывное создание ценности и улучшение процессов.
Шаблон Flow Acceleration помогает стимулировать непрерывные улучшения. Сосредоточившись на актуальных показателях и соотнося их с выявленными проблемами, команды могут выявить первопричины и разработать эффективные решения, поддерживая темп и гарантируя высокое качество результатов.
Мы хотели бы поблагодарить всех, кто внес свой вклад в тестирование шаблона различными способами. Эта статья – результат всех ваших отзывов.
