Все статьи
Сопровождение потока в SAFe®
Дата: 22.02.2024
Scaled Agile Framework® (SAFe®) – это система, основанная на потоке. Таким образом, любые перебои в потоке должны систематически выявляться и устраняться, чтобы обеспечить непрерывную поставку ценности.
Чтобы обеспечить быстрые и предсказуемые сроки выполнения работ в любом потоке создания ценности, необходимо уделять пристальное внимание созданию непрерывного и равномерного потока работ.
Непрерывный поток ценностей для клиента – одна из определяющих характеристик эффективной компании, применяющей SAFe. Но добиться потока не так-то просто, и, как описано в принципе SAFe №6 «Обеспечьте бесперебойный поток поставки ценности», на этом пути возникает множество препятствий. И, как и в случае с любыми другими изменениями, компании необходима поддержка в освоении нового способа работы. Для этого необходимы люди, разбирающиеся в потоке и кто способен направлять как отдельных людей, так и команды, поезда и лидеров. В этой статье описывается мышление, знания и навыки, необходимые тем, кто берет на себя эту ответственность и выполняет обязанности коуча, сопровождающего поток.
В SAFe, в зависимости от навыков и обстоятельств, ответственность за сопровождение потока может и должна выполняться любым количеством различных ролей SAFe, включая Scrum-мастеров/Коучей команд, RTE, STE и любых лидеров Lean-Agile, которые стремятся оптимизировать поток ценности в своей части организации. Но, как и во многих других аспектах SAFe, большая ответственность ложится на SPC (SAFe Practice Consultant), поскольку они наиболее глубоко обучены и осведомлены о том, как внедрять SAFe и добиваться от него преимуществ для бизнеса, и в их распоряжении есть специальные инструменты.
Скрам-мастер/Коуч Команды — это лидер и коуч Agile-команды, который помогает в реализации командных процессов, мероприятий и поставке ценности.
Release Train Engineer (RTE) или «машинист поезда» — это лидер-слуга и коуч в Agile Release Train (ART), который проводит мероприятия и помогает в реализации процессов, а также поддерживает команды в поставке ценности.
Solution Train Engineer (STE) или «машинист поезда решений» — лидер-слуга и коуч, содействующий проведению мероприятий и процессов Solution Train, координирующий работу нескольких ART и поставщиков, а также поддерживающий эти ART в поставке ценности.
Лидерство Lean-Agile — это компетенция, которая описывает, как лидеры Lean-Agile стимулируют и поддерживают организационные изменения и совершенствование операционной деятельности, предоставляя отдельным лицам и командам возможность реализовать наивысший потенциал.
SAFe Practice Consultants (SPC) — это сертифицированные агенты изменений, которые не только разбираются в SAFe, но и хотят улучшить бизнес-процессы и процессы разработки программного обеспечения и систем в своих компаниях.
Что такое поток?
Поток характеризуется непрерывным прохождением работы по всему потоку ценности с минимальным количеством передач, задержек и переделок. В SAFe мы считаем, что поток присутствует, когда команды, поезда и портфель могут быстро, непрерывно и эффективно поставлять качественные продукты и услуги от запуска до поставки ценности.
Поток требует, чтобы все люди и команды в потоке ценности были тщательно синхронизированы вокруг деятельности, создающей ценность. В противном случае доставка будет затруднена из-за ненужных прерываний. Хотя детали любой системы потока зависят от ее контекста, все системы потока, как показано ниже, имеют восемь общих свойств.
Ниже приводится краткое описание каждого из них:
- Работа в процессе (Work In Process, WIP). В системе всегда есть работа, находящаяся в процессе; если бы ее не было, то не было бы и потока ценностей.
- Узкие места. В каждой поточной системе есть одно или несколько узких мест, ограничивающих поток через всю систему.
- Передачи не были бы необходимы, если бы один человек мог выполнять всю работу. Но в любой поточной системе разные люди и команды имеют разные навыки и обязанности. Каждый из них играет свою роль в перемещении рабочего элемента по системе.
- Обратная связь от клиентов и заинтересованных сторон является неотъемлемой частью эффективного и качественного результата. В идеале обратная связь осуществляется на протяжении всего процесса.
- Порция. Поскольку любая система имеет конечную емкость, вся работа не может быть выполнена за один раз. Поэтому работа в системе происходит порциями, чтобы быть как можно более эффективной.
- Очередь. Все начинается с набора рабочих элементов, которые необходимо выполнить. Кроме того, каждый поток ценности нуждается в механизме расстановки приоритетов, чтобы упорядочить работу для получения наилучшей отдачи.
- Сотрудник. Люди выполняют важнейшую работу по перемещению рабочих элементов из одного состояния в другое.
- Политики являются неотъемлемой частью потока. Это могут быть локальные политики – например, политика для команды, определяющая, как рабочий элемент переходит от этапа к этапу, – или глобальные политики, регулирующие выполнение работы в компании.
Понимание потока и свойств системы потоков позволяет специалистам по сопровождению потока оказывать поддержку организации в выявлении возможностей для улучшения потока и постоянной оптимизации потоков создания ценности для получения конкурентных преимуществ. В следующем разделе описаны обязанности, связанные с их ролью.
Обязанности коуча, сопровождающего поток
Основные обязанности, задачи и ожидания от коуча, сопровождающего потока выделены ниже на рисунке 3 и описаны в следующих разделах. По сути, они представляют собой 5-этапный процесс внедрения системы, основанной на потоке.
1 – Фасилитация составления карты потока ценности
Конкретные этапы интересующего вас потока создания ценности определяются и визуализируются с помощью картирования потока ценности. Это создает общую ментальную модель того, что требуется для получения ценности, и закладывает основу для совершенствования потока. Составление карты потока ценности можно применять к любому типу потока. Например, Solution Train может отобразить сложный поток, охватывающий несколько ART и поставщиков. Agile-команда может отобразить этапы, необходимые для определения, разработки, проверки и выпуска фич через конвейер непрерывной поставки. В любом случае картирование потока ценности включает в себя пять следующих шагов:
1. Определение целевых потоков ценности – картирование потоков ценности всегда применяется к определенной последовательности действий, создающей ценность. Важный первый шаг – определение наиболее важных видов деятельности и их границ.
2. Составление карты текущего состояния – затем, команды визуализируют текущее состояние потока ценности. После того как текущие этапы отображены на карте, собираются метрики, чтобы понять, где происходят задержки (рисунок 4). В первую очередь используются такие показатели, как активное время (время, необходимое для выполнения работы), время ожидания (время простоя между этапами, когда работа не выполняется) и процент завершенности и точности (процент работы, которую этап может обработать, не возвращая ее на предыдущий этап для исправления).
3. Выявление потенциальных направлений совершенствования. Следующий шаг – выявление направлений совершенствования потока. Знание восьми свойств потока (рисунок 2) – таких как устранение узких мест, уменьшение размера порции и обеспечение более быстрой обратной связи – имеет здесь решающее значение, поскольку любой шаг может различными способами приводить к задержкам
4. Проектирование будущего состояния – зная текущее состояние и то, что его сдерживает, организация может создать желаемое будущее состояние. Приверженцы этого подхода помогают организации увидеть возможности для реструктуризации существующих процессов, чтобы обеспечить более быстрый и надежный поток создания ценности для клиента. Четкий акцент делается на «системном взгляде» – улучшении системы в целом и отказе от локальной оптимизации.
5. Разработка плана улучшений – Последний шаг заключается в создании конкретного плана улучшений. Коуч, сопровождающий поток, помогает организации привлечь заинтересованных лиц, которые будут играть важную роль в устранении критических препятствий на пути потока. Если усилия значительны, пункты плана действий могут быть включены в регулярный процесс PI-планирования, или, возможно, решения могут быть изучены в рамках хакатона в IP-итерации. Более мелкие задачи могут решаться командами в ходе ежедневной деятельности.
Agile Release Train (ART) — это долгосрочная команда Agile-команд, которая инкрементально разрабатывает, внедряет и часто эксплуатирует одно или несколько решений в рамках потока разработки ценности.
Поставщик — это внутреннее подразделение или внешняя организация, которая разрабатывает и поставляет компоненты, подсистемы или сервисы для ARTs и Потоков Разработки Ценности.
Agile-команда — это кросс-функциональная группа размером 10 и менее человек, которая обладает всеми необходимыми навыками для определения, создания, тестирования и внедрения ценности своим клиентам.
PI-планирование — это регулярно повторяющееся мероприятие всего ART, которое согласовывает команды и заинтересованных лиц вокруг общей миссии и концепции.
Итерация Инноваций и Планирования, IP-итерация — это уникальная, специальная итерация, которая проводится в каждом Интервале Планирования (Planning Interval, PI). Она обеспечивает определенный буфер для достижения PI-целей и время для инноваций, непрерывного обучения, PI-планирования и мероприятия Инспекции и Адаптации (Inspect and Adapt, I&A).
2 – Создание Канбан-системы
Канбан-системы встречаются в SAFe на каждом уровне. Они используются для визуализации работы, оптимизации потока ценностей и создания взаимосвязанной системы для выравнивания стратегии и исполнения в рамках всей организации. И хотя на разных уровнях организации существует свой контекст, есть ряд общих шагов, которые применяются при настройке любой Канбан-системы:
1. Составление карты рабочего процесса – основа Канбан заключается в том, чтобы начать с составления карты текущего рабочего процесса. Карта потока ценностей, как описано в предыдущем разделе, обеспечивает необходимые исходные данные.
2. Расстановка этапов рабочего процесса – после определения рабочего процесса этапы расставляются на Канбан-доске. Этапы могут не совпадать с текущим рабочим процессом, поскольку могут быть приняты решения об объединении или разделении определенных этапов или добавлении новых этапов, которые представляют стадии пересмотра. Слишком большое количество шагов может сделать Канбан слишком сложным, а слишком малое количество может скрыть узкие места и шаги, не приносящие добавленной ценности.
3. Определение буферных статусов – введите буферные статусы, чтобы помочь управлять вариативностью рабочего процесса. Буферы показывают узкие места и задержки в системе. Сокращение вариативности размеров рабочих элементов может позволить вам уменьшить размер буфера.
4. Создание политик – Канбан-доска делает процессы и политики явными. Например, политика входа или выхода из каждого статуса проясняет, что команда должна сделать, прежде чем рабочий элемент будет переведен в следующий статус.
К примеру, политика может включать:
- Критерии готовности (Definition of Done, DoD) для рабочего элемента.
- Кто может добавлять, изменять и расставлять приоритеты в бэклоге?
- Как обрабатывать срочные запросы?
- Что делать, если члены команды не могут выполнить свою работу?
- Кто может перевести элемент в следующее состояние?
Этот перечень не исчерпывающий. Однако, в нем приведены примеры политик, которые помогут командам разработать свои собственные.
5. Установка первичных WIP-лимитов – в рамках процесса команды проводят инвентаризацию всех своих WIP-лимитов и устанавливают реалистичные ограничения, которые помогут обеспечить поток создания ценности. При установлении WIP-лимитов для каждого этапа целесообразно учитывать возможности следующего этапа в Канбан-системе. Нет смысла создавать больше работы, чем может обработать следующий этап. Некоторые состояния (например, «Воронка» и «Готово») обычно не нуждаются в установке WIP-лимитов.
6. Определение классов обслуживания – классы обслуживания в Канбан имеют две основные цели: классификация рабочих элементов в соответствии с их приоритетом и возможность определять различные индивидуальные политики для конкретного типа рабочего элемента. Типичные классы обслуживания включают «стандарт», «ускорение» и «фиксированная дата».
На рисунке 5 представлен пример Канбан-системы, которая получается по итогу выполнения описанных выше шагов. После создания Канбан-система должна постоянно совершенствоваться с течением времени для улучшения потока. Более того, работа, технология, рабочая сила или другие параметры могут меняться и влиять на поток создания ценности, создавая новые задержки и препятствия. Оптимизация Канбан-системы продолжается до тех пор, пока существует необходимый поток.
Критерии Готовности (Definition of Done) — это описание требований к готовности работающего продукта или инкремента ценности.
Незавершенная Работа (Work In Process, WIP) представляет собой общее количество активных рабочих элементов в системе.
3 – Измерение потока
После того как Канбан-система создана, для измерения эффективности потока создания ценности можно применить метрики потока SAFe. SAFe предлагает шесть метрик потока для измерения того, насколько эффективно организация доставляет ценность. Их краткое описание приведено ниже:
- Распределение потока измеряет в системе долю рабочих элементов по типам.
- Скорость потока измеряет количество выполненных рабочих элементов за определенный период времени.
- Время потока измеряет время, прошедшее от начала до завершения работы над конкретным объектом.
- Загрузка потока измеряет количество рабочих элементов, находящихся в процессе выполнения (активных или ожидающих).
- Эффективность потока – это отношение времени, затраченного на полезную работу, к общему времени потока.
- Предсказуемость потока измеряет насколько последовательно команды, ART и портфели способны выполнять свои обязательства.
Данные шесть показателей потока применимы на любом уровне фреймворка, и те, кто занимается сопровождением потока, должны помочь организации принять правильное решение о том, какие из них использовать. Типичные показатели потока в команде включают скорость потока, чтобы помочь команде понять свои возможности и выявить влияние улучшений процесса, и распределение потока, чтобы помочь им сбалансировать технические и бизнес-требования. ART обычно измеряют предсказуемость потока, чтобы оценить, насколько точно они могут выполнить свои PI-цели, время потока, чтобы измерить время, необходимое для доставки фич, нагрузку потока, чтобы убедиться, что они не пропускают слишком много работы в систему, и эффективность потока, чтобы помочь определить возможности для устранения задержек в системе. Наконец, портфель также часто измеряет загрузку потока, время потока и распределение потока, но применительно к Эпикам.
При измерении потока следует руководствоваться следующими рекомендациями:
- Определите цели для метрик – метрики потока в SAFe поддерживают несколько важных целей. Во-первых, они помогают оценить поток системы в целом, что помогает понять, как команда, поезд или портфель работают с точки зрения поставки ценности. Другая важная цель – обнаружить препятствия в потоке и тем самым выявить возможности для улучшения. Наконец, метрики потока помогают подтвердить улучшения потока. Задача коуча, сопровождающего поток – помочь организации правильно понять, как использовать их для оптимизации потока, и установить цели, относящиеся к каждой из них.
- Установите метрики потока – коуч, сопровождающий поток, помогает организации наладить сбор и обработку данных для поддержки метрик потока. Команды должны убедиться, что метрики правильно реализованы, данные собраны правильно, а сбор данных не нарушает поток и не замедляет его. Как правило, требуется знание инструментария и автоматизации.
- Интерпретируйте результаты – метрики требуют интерпретации, чтобы на них можно было опираться. Команды, поезда и портфели должны объяснить и тщательно понять точки данных. При правильной интерпретации данные будут служить надежным руководством на протяжении всего пути совершенствования потока. С другой стороны, если данные будут поняты неправильно, это может привести к напрасным усилиям по улучшению и, возможно, даже оказать негативное влияние на поток.
Портфель — это набор потоков ценности, который обеспечивает непрерывный поток ценных решений для клиентов в рамках общей модели финансирования и управления.
Эпик — существенная инициатива по разработке Решения.
4 – Ускорение потока
После того как характеристики потока стали понятны, а основополагающий процесс потока внедрен и измерен, следующий шаг в сопровождении потока – помощь организации ускорить поток создания ценности. Основой для этого являются восемь ускорителей потока SAFe. Каждый ускоритель предназначен для положительного улучшения одной из восьми характеристик системы, основанной на потоке, которые ранее были представлены на рисунке 2.
8 ускорителей потока:
- Визуализация и WIP-ограничения.
- Устранение узких мест.
- Минимизация передач и зависимостей.
- Оперативное получение обратной связи.
- Работа меньшими порциями.
- Сокращение длины очереди.
- Максимизация времени «в состоянии потока».
- Устранение устаревших политик и практик.
Каждый ускоритель потока предназначен для устранения определенного типа препятствий при поставке. Поскольку эти препятствия могут проявляться в любом месте потока ценности, они применяются на всех уровнях SAFe и используются для «отладки» проблем потока. Вдумчивое и регулярное применение этих ускорителей – ключ к достижению максимальной эффективности поставки в SAFe. Принцип SAFe №6 «Обеспечьте бесперебойный поток поставки ценности» содержит более полное описание каждого из восьми ускорителей потока.
Применяйте ускорители потока в контексте – ускорители потока SAFe улучшают поток и поставку ценности в конкретном организационном контексте. Применение ускорителей потока имеет существенные различия в зависимости от уровня, на котором они используются, и описано в соответствующих статьях.
Существует множество возможностей для применения ускорителей потока. PI-планирование и I&A – естественные места для работы с несколькими командами с целью выявления потенциальных улучшений. Кроме того, во время PI появляется множество возможностей для корректировки процесса, работы, структуры навыков или чего-либо еще, необходимого для ускорения потока создания ценности. Для портфелей взаимодействие вокруг Канбан-системы на уровне портфеля представляет собой значительные возможности для эффективного применения ускорителей.
- Сопровождение Представителей бизнеса и Лидеров в ускорении потока – одним из важнейших условий успеха в быстрой и непрерывной поставке ценностей является то, что представители бизнеса и лидеры на всех уровнях понимают и стремятся улучшить поток и понимают, как применять ускорители потока. Существуют некоторые естественные возможности для обучения заинтересованных сторон в целях ускорения потока. К ним относятся подготовка к PI-планированию и само PI-планирование, Системные Демонстрации, Инспекция и Адаптация и мероприятия на уровне портфеля.
Инспекция и Адаптация (Inspect and Adapt, I&A) — значимое событие, происходящее в конце каждого интервала планирования (Planning Interval, PI), когда демонстрируется и оценивается текущее состояние Решения. Затем команды обдумывают и выявляют элементы бэклога по улучшению с помощью структурированного семинара по решению проблем.
Интервал Планирования (Planning Interval, PI) — это регулярный повторяющийся временной интервал, за который Agile Release Train (ART) непрерывно поставляет ценность клиентам в соответствии с Целями Интервала Планирования (PI-целями).
Представители Бизнеса — ключевые заинтересованные лица ART, которые несут решающую ответственность за технологическую и бизнес-основу возврата инвестиций (Return on Investment, ROI), управления и нормативно-правового контроля (Сompliance).
Системная Демонстрация предоставляет заинтересованным лицам комплексный обзор новых Фич, которые были реализованы за последнюю итерацию всеми командами ART. Каждая демонстрация дает объективную оценку прогресса и возможность сбора обратной связи.
5 – Развитие потокового мышления
Вся работа по применению практик и инструментов потока даст устойчивый и долгосрочный эффект только в том случае, если новый способ работы будет закреплен в сознании и культуре организации. Без этого команды и лидеры неизбежно вернутся к старому поведению. Новое мышление должно быть сформировано, и коуч, сопровождающий поток, играет решающую роль в его реализации. Следующие мероприятия помогают достичь этой цели.
- Убедитесь, что команды и заинтересованные лица обучены ключевым концепциям потока – все в организации должны быть выровнены с точки зрения ключевых концепций и принципов потока. Тренинги для команд, лидеров и специалистов должны строиться на прочном фундаменте потока.
- Сделайте поток прозрачным – лидеры и команды должны ясно видеть проблемы и то, что необходимо улучшить. Сделать поток прозрачным – это многогранная работа, включающая широкое использование метрик потока, информационных радиаторов, инструментов и продуктивного общения по вопросам потока. Взаимодействие между лидерами и командами в Гемба имеет решающее значение для установления нужного уровня видимости. Постепенно возникает общая ментальная модель потока, которая помогает организации двигаться по пути оптимизации потока.
- Поддерживайте команды и заинтересованных лиц в принятии ответственности за улучшение потока – улучшение потока – обязанность всех участников рабочего процесса. Именно они сталкиваются с потоком и воочию видят возможности для его оптимизации. Это требует постоянного участия лидеров в мероприятиях по улучшению и децентрализованного принятия решений, чтобы позволить сотрудникам улучшить свою рабочую среду и добиться ускорения потока напрямую.
- Используйте показатели потока в качестве эмпирического подтверждения улучшений – культура совершенствования потока опирается на эмпирические данные. Сопровождение помогает организации использовать количественные и качественные данные для подтверждения улучшений потока и обоснования дальнейших шагов. Таким образом, создается благотворный цикл, способствующий развитию потокового мышления (Flow mindset) по мере того, как организация видит преимущества усовершенствования потока в процессе предоставления ценности.
Заключение
Сопровождение потока – это специализированный навык, требующий экспертного уровня практик Lean-Agile, применяемых на уровне всей организации. Лидеры и практики, понимающие 5 этапов внедрения системы, основанной на потоке, будут теми, кто сможет сопровождать свои команды, ART, Solution Train и портфели для оптимизации потоков создания ценности.
SPC (SAFe Practice Consultant) часто возглавляют эту работу. Будучи агентами изменений и проводниками практик Lean-Agile, они плавно перемещаются по всем уровням SAFe, чтобы обнаружить и решить системные проблемы с потоками. Кроме того, Scrum-мастера/Коучи команд, RTE, STE, VMO и LACE играют роль консультантов организации в постоянном и неустанном ускорении потоков.
Solution Tran — это организационная структура, которая разрабатывает крупные Решения, требующие слаженной работы нескольких ARTs и Поставщиков.
Value Management Office (VMO) — это организационная функция, отвечающая за содействие процессу Lean-управления Портфелем, а также за развитие операционного совершенства и Lean-руководства в рамках трансформации Lean-Agile.
Центр Экспертизы Lean-Agile (Lean-Agile Center of Excellence, LACE) — это небольшая Agile-команда, занимающаяся внедрением методики SAFe Lean-Agile.
