Все статьи
Обеспечение стратегической согласованности с помощью зала стратегического развития компании
Дата: 01.10.2024
В цифровую эпоху выигрывают те организации, которые быстро реагируют на изменение рыночных условий. Как обеспечить стратегическую гибкость, учитывая качественные данные? Как отделить наименее ценную информацию от более ценной и полезной? SAFe® (Scaled Agile Framework®) предлагает изящное решение.
Любая история успеха – это история постоянной адаптации, пересмотра и изменений.
Содержание
Зал стратегического развития компании (Enterprise Strategy Room, ESR) – это специальное пространство для формулирования стратегии, обеспечения согласованности портфеля и постоянного поддержания стратегической гибкости крупной компании.
Зачем нужен зал стратегического развития компании?
Раньше считалось, что большие по размеру компании побеждают маленькие, но в цифровую эпоху мы знаем, что «быстрое побеждает медленное». Организации, которые быстро реагируют на изменение рыночных условий, выигрывают во всех отраслях. Крупнейшие организации могут испытывать трудности с приведением своих портфелей в соответствие с единой стратегией, что мешает им добиваться наилучших результатов. Они в буквальном смысле не дают себе времени и пространства для создания необходимой согласованности действий.
Внедряя стратегическую гибкость, SAFe перевел разговор с вопроса о том, нужно ли реагировать на изменения динамики рынка, на вопрос о том, как именно это лучше сделать. Стратегическая гибкость обеспечивается качественными данными, обратной связью от клиентов и наблюдением за поведением конечных пользователей. Проблема стратегической гибкости заключается в огромном объеме информации, которую можно получить и использовать. Другими словами, как отделить наименее ценную информацию от более ценной и полезной? Одним из способов, позволяющим крупным организациям обеспечить стратегическую гибкость, является создание зала стратегического развития компании (Enterprise Strategy Room, ESR).
Что такое зал стратегического развития компании?
Зал стратегического развития компании (ESR) – это специальные пространства для формулирования стратегии и ее постоянного совершенствования. Они являются важнейшими помощниками (Энейблерами), обеспечивающими стратегическую гибкость.
Предприятиям с несколькими портфелями SAFe или желающим улучшить координацию стратегий между лидерами портфелей выгодно использовать ESR. Наличие хорошо поддерживаемого ESR обеспечивает лидеров крупной компании следующими преимуществами:
- Повышенная стратегическая гибкость.
- Улучшенная согласованность и координация между портфелями.
- Актуальные данные в режиме реального времени.
- Оптимальное распределение ресурсов.
- Развитая межпортфельная коммуникация.
ESR – это нервный центр крупной компании, контролирующий портфельные инвестиции и реализацию инициатив. Он играет важнейшую роль в мониторинге эффективности программ и ключевых инициатив по всем основным портфелям. Такая структура способствует гибкости стратегии, обеспечивает межпортфельное сотрудничество и поддерживает устойчивый рост в ключевых областях инвестиций.
ESR – это некая физическая комната, стены которой покрыты портфельными данными в режиме реального времени. Она создает живую сводку данных по всем портфелям, сведенную в единую визуальную картину всей компании. Ценность ESR заключается в быстром согласовании и принятии решений благодаря данным в реальном или близком к реальному времени. Нельзя недооценивать важность совместной работы лидеров портфелей и непосредственно исполнителей для анализа данных и принятия решений. Зачастую просто совместное присутствие этих людей в одном пространстве позволяет устранить значительные препятствия на пути организационного развития. Общие источники информации включают:
- Финансовые данные – инвестиции крупной компании определяются финансовым состоянием каждого ее портфеля. Благодаря визуализации бюджета портфеля, инвестиционным трендам, прогнозов затрат и доходов, связанных с каждым потоком ценности, руководители получают важнейшие сведения о финансовом состоянии компании. Это позволяет принимать обоснованные решения о распределении ресурсов и приоритетности инвестиций.
- Показатели производительности – стратегия предприятия хороша лишь настолько, насколько качественно мы можем ее реализовать. Показатели производительности, включая операционные показатели и показатели качества, статусы работ, ключевые этапы, распределение ресурсов и факторы риска, позволяют организации отслеживать ход реализации ключевых инициатив. Такое отслеживание помогает выявить области для улучшения и возможности для вмешательства, поддерживая успешное, своевременное выполнение этих инициатив в рамках бюджета.
- Данные о рынке – компании должны уметь использовать рыночные возможности и сохранять конкурентоспособность. Отслеживая такие показатели рынка, как последние рыночные тенденции и прогнозы, анализ конкурентов и отзывы клиентов, мы создаем более полную картину того, как мы вписываемся в нашу рыночную стратегию.
- OKR, KPI потока ценности и другие показатели конечных результатов – показатели результатов могут дать практическое представление о том, в правильном ли направлении мы движемся. Важно знать не только то, хорошо ли мы выполняем свою работу, но и то, эффективна ли наша стратегия на рынке.
Некоторые ESR содержат только верхнеуровневые данные портфелей всей компании. На уровне портфеля финансовые данные могут включать бюджеты, показывающие, как различные программы, проекты, продукты и инициативы используют средства портфеля. Данные о тенденциях могут также показать, как текущее распределение ресурсов отличается от прошлого. Это также позволит прогнозировать будущие доходы и затраты.
Другие ESR сводят все эти данные в единую визуальную картину компании, почти как сводная приборная панель, но каждый ESR все равно будет содержать данные на уровне портфеля, которые очень важны для межпортфельной координации.
Очень важно, чтобы мы могли связать эти финансовые данные с показателями эффективности команд, поездов и программ, входящих в портфель. Глядя на KPI и качественные показатели, руководители компаний могут оценить эффективность своих основных инвестиций.
Мы также хотим убедиться, что не создаем слишком много шума в ESR. Это тот случай, когда можно иметь слишком много данных, которые не добавляют ценности в переговоры руководителей компании, проводимых с целью достижения согласованности портфелей. Отчеты о расходах, источники финансирования, финансовые коэффициенты и денежные потоки – все это ценные финансовые показатели, но они, скорее всего, создадут больше шума, чем пользы в ESR.
Для предприятий, которые хотят максимально эффективно использовать данные, содержащиеся в их ESR, важно иметь хорошо описанные эпики, отражающие актуальную долгосрочную стратегию компании. Эпики на уровне корпорации помогают нам определить, на основе каких исходных данных мы принимаем решения.
Кому полезен зал стратегического развития компании?
В зависимости от сферы деятельности компании может существовать и другая информация, которая необходима для более эффективного реагирования на рынок. В каждом ESR есть место для сбора и отображения такой информации, чтобы ускорить принятие решений и повысить согласованность действий портфельных руководителей. Короче говоря, если руководители компании должны что-то знать, то это должно быть в ESR.
В зависимости от характера организации люди, которые могут иметь доступ к ESR, могут быть разными, но среди них обязательно будут все, кто занимается управлением портфелем компании (Enterprise Portfolio Management, EPM):
- Руководители компании (Enterprise Executives) – самые высокопоставленные руководители организации, которые определяют и направляют среднесрочную стратегию деятельности компании.
- Лидеры портфелей (Portfolio Leaders) – те, кто руководят стратегией и инвестиционной деятельностью для каждого портфеля SAFe, включая представителей бизнеса (Business Owners) и корпоративных архитекторов (Enterprise Architects). Они формируют путь развития и факторы успеха своих портфелей, влияя на то, как компания растет в сторону своих стратегических целей.
- Стратеги компании (Enterprise Strategists) – специалисты, помогающие руководителям компании и лидерам портфелей SAFe в составлении долгосрочных стратегических целей. Постоянно предоставляя необходимую информацию посредством анализа и исследований, они обеспечивают лидерам доступ к нужной информации в нужное время для принятия рыночных решений.
- Заинтересованные лица портфеля (Portfolio Stakeholders ) – лица, обладающие важнейшими знаниями и инсайтами, необходимыми для обеспечения успешной реализации решений в рамках каждого портфеля. Часто это руководители подразделений и отделов, которые могут лучше рассказать о том, как их бизнес – направления и отделы могут реализовать стратегию.
- Владельцы Эпиков на уровне компании (Enterprise Epic Owners) – лица, ответственные за отслеживания межпортфельных инициатив через корпоративную систему Канбан портфеля и обладающими лучшим представлением о содержании и текущих результатах конкретной инициативы.
В дополнение к ролям, которые вы можете ожидать при внедрении SAFe на этом уровне, вы также можете обнаружить, что финансовые менеджеры, специалисты по данным и кибербезопасности, юристы должны быть включены в ваши обсуждения в ESR.
Что делает ESR бесценным инструментом – это то, насколько быстро руководители и портфельные лидеры могут реагировать на новую информацию и возможности.
Когда вам пригодится зал стратегического развития компании?
Изменения могут происходить как во внешней среде, так и внутри компании. Для того чтобы ESR была эффективной, она должна быть релевантной, поэтому данные должны быть не только актуальными и точными, но они должны и реально использоваться! Лучший способ поддерживать ESR релевантной – сделать ее фоном для всех основных событий, связанных с портфелем и портфельными мероприятиями компании. Опыт работы с многочисленными клиентами показывает, что полезными регулярными мероприятиями являются следующие:
- Синхронизация портфеля компании: ESR обеспечивает межпортфельную синхронизацию, предоставляя лидерам портфелей и заинтересованным лицам немедленный доступ к текущему состоянию значимых и согласованных ценностей, которые поставляются в рамках портфелей. В качестве дополнительного преимущества, если во время синхронизации портфеля появляется новая информация, это помогает поддерживать ESR всегда в актуальном состоянии. Канбан портфеля является ключевым элементом этих обновлений. Для поддержания Канбан портфеля требуются данные от ключевых заинтересованных лиц в компании, таких как руководители VMO (Value Management Office), портфельные лидеры, владельцы эпиков и другие. Один из лучших способов собрать их всех вместе и обеспечить актуальность Канбан портфеля – это разместить Канбан-доску портфеля в ESR.
- Обзор стратегии компании: ESR – это отличное место для проведения всех ваших индивидуальных обзоров стратегических портфелей, а также лучшее место для проведения обзора стратегии компании. Таким образом, вы обеспечиваете такие условия, что лица, принимающие решения, получают пользу от информации в рамках как обзоров индивидуальных портфелей, так и межпортфельных обзоров. Лидеры портфелей смогут принимать более эффективные решения, способствующие развитию каждого отдельного портфеля и всей компании в целом. Чтобы компания полностью реализовала свой потенциал, лидеры должны иметь возможность видеть и обсуждать потенциальные будущие межпортфельные возможности. Это поможет компании сохранить лидерство на рынке и конкурентные преимущества.
Создание зала стратегического развития компании
Для того чтобы создать ESR, вам необходимо понять вашу стратегию. Первое, что вы можете сделать – это выделить помещение и начать размещать в нем данные. Любая имеющаяся у вас информация ценна, а ее централизация в ESR – тем более. С течением времени вы начнете совершенствовать пространство. Вы разнообразите ESR все большим количеством данных данных, идей и форматов. В конце концов, у вас получится комната, которая будет ценна как для компании, так и для ее портфельных лидеров. Изменения в ESR будут происходить инкрементально; по мере того как лидеры начнут ее использовать, они будут определять, какая информация наиболее ценна или какая дополнительная информация им необходима для принятия наилучшего решения. Каждое обсуждение дает все больший импульс к тому, чтобы ESR стала нервным центром Agile деятельности вашей компании.
Когда я впервые внедрял EPM (Enterprise Portfolio Management), мы быстро выявили необходимость в визуализации уникальных потребностей каждого портфеля, но сразу же столкнулись с необходимостью руководителей понять, как каждый портфель удовлетворяет потребности того или иного руководителя. Нашим решением стал зал стратегического развития компании. Он дал нам все необходимое, чтобы понять, как портфели поддерживают стратегию компании, каково текущее состояние каждого портфеля и какие действия или вмешательства необходимы на уровне компании.
Когда мы начали создавать ESR, мы случайно создали слишком много шума в комнате. Поскольку мы задали себе вопрос: «Что мы ХОТИМ знать?» – то в итоге включили много рыночных данных, которые, как мы думали, будут полезны для принятия стратегических решений, но на деле оказалось, что для этой организации рыночные данные были менее значимы для нашей стратегии просто потому, что рыночные циклы были очень длинные и несильно изменчивыми. (Проект по «многолетним государственным премиям и программам»). Поэтому нам пришлось переключить свое мышление на вопрос «Что нам НЕОБХОДИМО знать?»
Мы также обнаружили, что не сразу включили в ESR нужных людей. Мы исходили из того, что будем обсуждать только конкретные темы, и нам нужно было включить лишь небольшую группу лидеров портфелей, которые, по нашему мнению, имели отношение к этим темам. В реальности же оказалось, что с точки зрения деятельности компании портфели имели разные клиентские базы и линейки продуктов. Однако, общие базовые услуги были настолько связаны между собой, что мы непреднамеренно оказывали влияние на другие портфели. В результате мы начали включать всех руководителей портфелей в каждую синхронизацию портфеля компании.
Физический зал (ESR) дает дополнительные преимущества, поскольку является конкретным местом, где люди могут собраться вместе и почувствовать, что они могут увидеть и осознать результаты деятельности компании целиком, а также оказать влияние на всю компанию как единое целое. Очень важно собрать влиятельных для компании лиц в одном месте, где они, имея всю нужную информацию, смогут принимать оптимальные решения для всей организации целиком.
Каковы преимущества зала стратегического развития компании?
Повышают согласованность и координацию
ESR создает стратегические идеи и способствует большей согласованности действий руководителей портфелей организации. Обеспечивая общий фон для принятий решений, основанных на данных, он дает всем руководителям портфелей общее и всеобъемлющее представление о стратегическом ландшафте компании. В результате внутри компании все команды портфелей естественным образом начинают двигаться к общим результатам и единому видению стратегических целей и их краткосрочных и долгосрочных приоритетов.
ESR – это место, где руководители могут обсуждать смену стратегических приоритетов, поделиться своими инсайтами и представить обновленную информацию о ключевых инициативах. Кроме того, это место в буквальном смысле собирает всех руководителей портфелей в одной комнате и физически позволяет им общаться друг с другом.
Еще одним преимуществом дополнительной согласованности, которую создает ESR, является то, что вы начнете строить более гибкую (Lean-Agile) компанию как побочный продукт наличия нужных людей в нужном месте с нужными данными. Визуальная картина всей компании в ESR содержит все составляющие для обеспечения гибкости компании. Это означает, что такие артефакты компании, как описание стратегии, Канбан портфеля, эпики компании, OKR, KPI и метрики потока, физически представлены и доступны на стенах.
Принятие решений в режиме реального времени
ESR расширяет возможности руководителей портфелей, предоставляя им доступ к самой свежей информации о проектах, продуктах, программах и портфелях. Поддерживая эту информацию в актуальном состоянии, организация гарантирует, что мы сможем реагировать на нее как можно быстрее, корректируя наши цели, стратегию и даже краткосрочные и долгосрочные планы поставок.
Чтобы успешно использовать данные для принятия решений в режиме реального времени, данные в ESR должны быть максимально приближены к реальному времени, чтобы мы не принимали решения на основе устаревшей информации. В случае виртуальных ESR, которые опираются на инструменты ALM (Application Lifecycle Management) и PPM (Project Portfolio Management), пока эти инструменты обновляются, ESR остается актуальным. Из-за простоты управления этими данными в цифровом виде некоторые организации устанавливают в свои ESR много больших экранов, на которые выводится вся информация в цифровом формате.
Другие организации предпочитают подход «бумага на стене», поскольку он дает им значительно больше пространства, которое можно использовать на стенах. В таких случаях ответственность за поддержание информации в актуальном состоянии почти всегда лежит на офисе управления ценностью (Value Management Office, VMO) или Agile-офисе управления программами (Agile Program Management Office, APMO), по мере того, как они осуществляют свою деятельность по Lean-управлению как в целом в компании, так и в рамках Lean-управления портфелем.
Оптимизирует распределение ресурсов
ESR является мощной платформой для оптимизации ресурсов именно благодаря созданию возможностей быстро реагировать на изменения и перестраиваться практически в режиме реального времени. Учитывая самые актуальные данные, команда управления портфелем может распознать недостаточно эффективные проекты, программы, продукты или инициативы. Затем команда EPM может перераспределить ресурсы от этих инициатив к более ценным и приоритетным или, при необходимости, укрепить отстающие инициативы за счет инвестирования в них дополнительных ресурсов.
Кроме того, компания может перераспределять ресурсы не на основе результатов работы, а на основе ценности инициатив, реализуемых в компании. Возможно, у нас есть успешно реализуемая программа, но конечный результат все равно не оказывает такого влияния на стратегию компании, какое мы предполагали. Теперь у нас есть информация, чтобы сделать что-то другое и перестать заниматься тем, что, как мы знаем, не приносит желаемых результатов.
Резюме
Чтобы повысить согласованность стратегий и увеличить бизнес гибкость в условиях быстро меняющегося рынка, организациям рекомендуется создать зал стратегического развития компании (Enterprise Strategy Room, ESR). Это специальное пространство позволяет эффективно разрабатывать стратегию компании и повышать ее гибкость, предоставляя данные и сведения в реальном времени по всем портфелям компании, улучшая согласованность и координацию между портфелями. Предприятия могут наполнять ESR финансовыми, производственными, рыночными данными и показателями конечных результатов для тщательного анализа. Цель создания ESR состоит в том, чтобы руководители предприятий использовали эту комплексную картину для принятия решений, основанных на данных, оптимизации распределения ресурсов и достижения устойчивого роста компании. Руководителям рекомендуется регулярно собирать в ESR лидеров портфелей или команды исполнителей, чтобы способствовать быстрому согласованию и принятию решений, используя актуальные данные для преодоления организационных барьеров и сохранения конкурентоспособности.
