Все статьи

Людмила Баварова

Agile-коуч. Практик Scrum, Kanban и SAFe®.

Есть ли проектный офис в SAFe® – Value Management Office

Дата: 30.11.2023

Что станет с проектным офисом при переходе к управлению Lean-Agile? Момент, когда вам придется искать ответ на этот вопрос, неизбежно настанет при проведении Agile-трансформации. И в SAFe® (Scaled Agile Framework®) есть решение.

Value Management Office (VMO) — поставка ценности

Цель бизнеса – создавать и доставлять ценность клиентам.

Value Management Office (VMO) — это организационная функция, отвечающая за содействие процессу Lean-управления портфелем, а также за повышение операционной эффективности и управления в рамках трансформации Lean-Agile.

В организациях, исторически ориентированных на проекты, обычно существует Project/Program Management Office (PMO) для отслеживания и координации реализации проектов, инициатив и программ, которые организация может реализовать в любое время. При внедрении SAFe требуется другой набор ценностей, образ мышления и практики, что требует перехода от временных проектов к долгосрочным продуктам и от подхода «старт-стоп» к доставке ценности на основе потоков. Термин Value Management Office (VMO) используется, чтобы акцентировать внимание на этом изменении в подходе, и именно VMO обеспечивает новый способ работы.

VMO обычно работает как Agile-команда в партнерстве с Центром Экспертизы Lean-Agile (LACE, Lean-Agile Center of Excellence), руководством портфеля и другими заинтересованными лицами предприятия для оптимизации потока стратегической ценности, поставляемой в рамках портфеля SAFe. VMO также могут быть сформированы в крупных потоках создания ценности, которые требуют совместной работы тысяч специалистов над одним крупным решением.

Центр Экспертизы Lean-Agile (Lean-Agile Center of Excellence, LACE) — это небольшая Agile-команда, занимающаяся внедрением методики SAFe Lean-Agile.

Подробности

Часто после того, как сделаны первые шаги в направлении Lean-управления портфелем (LPM, Lean Portfolio Management) в рамках SAFe-трансформации, компании сталкиваются с необходимостью формирования VMO, когда несколько потоков создания ценности работают по новому подходу. VMO часто формируются на базе существующих PMO, которые готовы принять образ мышления, ценности и принципы, которых требует подход Lean-Agile. VMO, как и LACE, должен координировать многие виды деятельности в рамках организации. Однако, в то время как LACE сосредоточен на запуске, обучении и ускорении трансформации в целом, VMO фокусируется на обеспечении деятельности LPM, которое успешно преобразует стратегию предприятия в решение, поставляемое потоками создания ценности в портфеле SAFe.

Они также несут ответственность за создание и совершенствование методов измерения и улучшения потоков ценности всего портфеля. В целом, LACE и VMO дополняют друг друга в обеспечении успешной SAFe-трансформации. Работая вместе, они могут помочь организации принять и внедрить практики SAFe, согласовать портфель со стратегией предприятия, быстрее и эффективнее доставлять ценность до клиентов, а также управлять изменениями, связанными с трансформацией.

Lean-управление Портфелем — это компетенция, которая позволяет согласовать стратегию и исполнение, применяя подходы Lean и системного мышления к стратегии и инвестиционному финансированию, операциям и Agile-управлению портфелем.

Характеристики

VMO обычно состоит из небольшой команды профессионалов Lean-Agile, которые помогают оптимизировать поток достижения стратегических целей через распределение по потокам ценности в портфеле SAFe. Эти люди обычно имеют опыт работы в существующих PMO и бизнес-подразделениях компании, а также являются агентами изменений, включая SPC (SAFe Practice Consultant). Вместе они составляют кросс-функциональную команду, стремящуюся улучшить бизнес-результаты, опираясь на свой разнообразный опыт.
Они применяют навыки фасилитации, управления конфликтами, оказывают влияние, опираясь на факты, и управляют изменениями, чтобы способствовать росту портфеля и поддерживать внедрение практик LPM. Они обладают компетенцией в бизнес и техническом контексте, чтобы предоставлять рекомендации и поддержку, для реализации решений портфеля. Кроме того, они обеспечивают коммуникации и мотивацию, побуждающие сотрудников организации ускорять реализацию стратегии.

SAFe Practice Consultants (SPC) — это сертифицированные агенты изменений, которые не только разбираются в SAFe, но и хотят улучшить бизнес-процессы и процессы разработки программного обеспечения и систем в своих компаниях.

Ключевое сотрудничество

Рисунок 1. VMO поддерживает Lean-управление портфелем посредством ключевых взаимодействий
VMO в первую очередь сотрудничает с другими ролями, которые управляют тремя направлениями LPM (рис. 1). Сюда входят топ-менеджеры, представители бизнеса (Business Owners) и корпоративные архитекторы (Enterprise Architects). VMO рассматривает деятельность всех LPM в совокупности и представляет интересы каждого потока создания ценности во взаимодействии LPM посредством партнерства, внимательно прислушивается к LACE, сообществам практиков (Communities of Practice, CoP), а также Solution Trains и Agile Release Trains (ART), которые выполняют работу. Они играют важную роль в продвижении принятия решений на основе данных (подход data-driven) Такое сотрудничество обеспечивает обоснованные инвестиционные решения, сфокусированность на улучшении потоков ценности портфеля и общую точку зрения на то, как вместе двигаться вперед.

Представители Бизнеса — ключевые заинтересованные лица ART, которые несут решающую ответственность за технологическую и бизнес-основу возврата инвестиций (Return on Investment, ROI), управления и нормативно-правового контроля (Сompliance).

Корпоративный Архитектор отвечает за разработку технологической концепции, стратегии и дорожной карты портфеля.

Профессиональные Сообщества — это группы людей, обладающих общими интересами в определенной технической области или в области бизнеса. Они регулярно сотрудничают, чтобы обмениваться информацией, совершенствовать свои навыки, а также укреплять общие знания в предметной области.

Solution Tran — это организационная структура, которая разрабатывает крупные Решения, требующие слаженной работы нескольких ARTs и Поставщиков.

Agile Release Train (ART) — это долгосрочная команда Agile-команд, которая инкрементально разрабатывает, внедряет и часто эксплуатирует одно или несколько решений в рамках потока разработки ценности.

Обязанности

Обязанности VMO можно разделить на области, показанные на рисунке 2.
Рисунок 2. Зоны ответственности VMO

Обеспечение стратегического и инвестиционного финансирования

Финансирование стратегии и инвестиций гарантирует, что весь портфель будет согласован и профинансирован для создания и поддержки решений, направленных на достижение бизнес-целей. VMO призван сыграть здесь важную роль, обеспечивая координацию различных точек зрения посредством эффективных практик и процессов LPM.

Координация запуска LPM. Запуск LPM — это распространенная успешная модель, которая обеспечивает согласованность и взаимодействие между различными заинтересованными сторонами в начале пути LPM. VMO обычно готовит и проводит это мероприятие. Это гарантирует, что весь портфель, включая тех, кто работает в подразделениях ART и Solution Train, будут готовы к предстоящим изменениям. Обычно повестка включает:

  • Уточнение дорожной карты внедрения LPM и согласование ожидаемых результатов.
  • Планирование согласованных мероприятий LPM.
  • Определение общей каденции PI для всего портфеля.
  • Уточнение бэклога портфеля и анализ текущей текущей работы.
  • Создание Канбан Портфеля.
  • Подтверждение согласия на удаление устаревших политик и практик.

Сбор критически важных данных – занимаясь внедрением LPM, VMO работает с LACE и руководителями портфеля для сбора критически важных данных, таких как стратегические темы, концепция портфеля и распределение бюджета (Lean-бюджетирование). Эта информация обеспечивает прозрачность и согласованность всех потоков создания ценности в портфеле.

Координация Lean-бюджетирования – правила Lean-бюджетирования описывают политику и практику составления бюджета, расходов и управления для конкретного портфеля. VMO сотрудничает с топ-менеджментом предприятия и представителями бизнеса для разработки и обеспечения соблюдения правил с учетом текущего контекста портфеля. VMO также обучает других специалистов, например, продуктовый и менеджмент решения, чтобы обеспечить правильное понимание и применение этих правил.
Фасилитация мероприятий LPM – Встречи по обзору стратегии и синхронизации портфеля обеспечивают согласованность стратегии, реализации и инвестиций. Обычно они проводятся с определенной периодичностью при содействии VMO. На рисунке 3 сравниваются эти два события.

Обзор стратегии портфеля​

Цель: обеспечить согласованность стратегии и работоспособность портфеля.

  • Формирование контекста портфеля.
  • Следование видению портфеля.
  • Обзор и актуализация статуса стратегических тем.
  • Обзор горизонтов инвестирования и других правил Lean-бюджетирования.
  • Обзор метрик и ключевых показателей эффективности портфеля.
  • Обзор дорожной карты портфеля.

Синхронизация портфеля

Цель: обеспечить прогресс портфеля.

  • Обзор процесса исполнения эпиков, анализ MVP и определение дальнейших шагов.
  • Продвижение эпиков по Канбан-системе.
  • Устранение блокеров и препятствий.
  • Решение вопросов координации созависимых потоков ценности.
  • Сбор метрик и ключевых показателей эффективности потока ценности.
  • Актуализация дорожной карты портфеля.
VMO обеспечивает достижение цели этих мероприятий, позволяя участникам эффективно:
  • Делится изменениями бизнес-контекста.
  • Обновлять Канбан портфеля, видение и контекст.
  • Собирать и визуализировать прогресс.
  • Обсуждать загрузку и финансовые изменения. 
  • Обновлять финансовые инструменты и отчетность.
  • Быть уверенными, что планы работы своевременно корректируются. 
  • Обеспечивать вовлеченность ключевых участников.
Agile-управление портфелем подразумевает координацию и поддержку децентрализованного управления ART и обеспечение операционной эффективности. Измерение и улучшение работы всех потоков ценности портфеля имеет важное значение для любой организации, которая хочет повышать свою производительность. VMO помогает выявлять узкие места, оптимизировать рабочие процессы и принимать на основе данных решения о том, куда инвестировать ресурсы портфеля.

Интервал Планирования (Planning Interval, PI) — это регулярный повторяющийся временной интервал, за который Agile Release Train (ART) непрерывно поставляет ценность клиентам в соответствии с Целями Интервала Планирования (PI-целями).

Канбан Портфеля — это метод, используемый для визуализации и управления потоком Эпиков Портфеля от идеи до анализа и реализации.

Стратегические Темы — это бизнес-цели портфельного уровня, описывающие конкурентные особенности и стратегические преимущества. Они обеспечивают бизнес-контекст для стратегии и принятия решений на уровне портфеля, представляя определенные аспекты стратегического плана предприятия.

Концепция Портфеля описывает будущее состояние Потоков Ценности и Решений.

Lean-бюджеты — это подход к финансовому управлению, который финансирует потоки поставки ценности вместо проектов, ускоряя доставку ценности и снижая накладные расходы, связанные с традиционным учетом затрат на проект.

Правила Lean-бюджетирования — это политики и практики бюджетирования, осуществления расходов и управления для конкретного SAFe-портфеля.

Эпик — существенная инициатива по разработке Решения.

Координация Agile-управления портфелем

Agile-управление портфелем подразумевает координацию и поддержку децентрализованного управления ART и обеспечение операционной эффективности. Измерение и улучшение работы всех потоков ценности портфеля имеет важное значение для любой организации, которая хочет повышать свою производительность. VMO помогает выявлять узкие места, оптимизировать рабочие процессы и принимать на основе данных решения о том, куда инвестировать ресурсы портфеля.

Разрабатывайте, собирайте и применяйте успешные модели работы команд и ART – используя информацию, полученную от Scrum-мастеров/Коучей команд, Release Train Engineer (RTE), Solution Train Engineer (STE), LACE и CoP, VMO может оптимизировать, делегировать, и урегулировать проблемы в Agile-командах и ART. VMO видит общую картину, что помогает выявить узкие места и неэффективность во всех потоках ценности портфеля. Можно ли устранить зависимости? Можно ли автоматизировать выполнение задач? Можно ли упростить согласования?

Содействуйте операционному совершенству – в центре внимания VMO к операционному совершенству лежит постоянное улучшение эффективности, методов и показателей LPM. Они отражают прогресс реализации эпиков портфеля, стратегических тем и ключевых показателей эффективности (KPI, Key Performance Indicators) потока ценности, обеспечивая прозрачность всего портфеля и предприятия. Это помогает обеспечить согласованность приоритетов для всех участников и эффективное использование дефицитных или дорогих ресурсов.

Координируйте связанные потоки ценности – как описано в статье «Координация потока ценности», VMO, наряду с RTE и STE, обычно отвечает за помощь в управлении зависимостями, существующими между потоками ценности, а также за использование возможностей, существующих во взаимосвязях. VMO координирует общий график PI-планирований, Системных демонстраций и событий Инспекция и адаптация, необходимых для поставки Эпиков, общих для нескольких потоков ценности.

Скрам-мастер/Коуч Команды — это лидер и коуч Agile-команды, который помогает в реализации командных процессов, мероприятий и поставке ценности.

Release Train Engineer (RTE) или «машинист поезда» — это лидер-слуга и коуч в Agile Release Train (ART), который проводит мероприятия и помогает в реализации процессов, а также поддерживает команды в поставке ценности.

Solution Train Engineer (STE) или «машинист поезда решений» — лидер-слуга и коуч, содействующий проведению мероприятий и процессов Solution Train, координирующий работу нескольких ART и поставщиков, а также поддерживающий эти ART в поставке ценности.

Agile-команда — это кросс-функциональная группа размером 10 и менее человек, которая обладает всеми необходимыми навыками для определения, создания, тестирования и внедрения ценности своим клиентам.

Ключевые Показатели (Key Performance Indicators, KPIs, Ключевые Показатели Эффективности) Потока Ценности — это численные метрики, используемые для оценки того, насколько Поток Ценности соответствует своим бизнес-целям.

PI-планирование — это регулярно повторяющееся мероприятие всего ART, которое согласовывает команды и заинтересованных лиц вокруг общей миссии и концепции.

Системная Демонстрация предоставляет заинтересованным лицам комплексный обзор новых Фич, которые были реализованы за последнюю итерацию всеми командами ART. Каждая демонстрация дает объективную оценку прогресса и возможность сбора обратной связи.

Инспекция и Адаптация (Inspect and Adapt, I&A) — значимое событие, происходящее в конце каждого интервала планирования (Planning Interval, PI), когда демонстрируется и оценивается текущее состояние Решения. Затем команды обдумывают и выявляют элементы бэклога по улучшению с помощью структурированного семинара по решению проблем.

Применение Lean-управления

Lean-управление обеспечивает контроль расходов, аудит, безопасность, соблюдение регуляторных требований (комплаенс), сбор метрик и отчетность. Сотрудничество и ответственность в области Lean-управления требуют активного участия VMO, LACE, представителей бизнеса и корпоративных архитекторов. Если все сделано правильно, это позволяет предприятиям устранить или уменьшить потребность в традиционном проектном финансировании и учете затрат, тем самым уменьшая связанные с этим разногласия, задержки и накладные расходы.
Собирайте и анализируйте показатели потока ценности – VMO измеряет и составляет отчеты о производительности потоков ценности в портфеле. Эти данные можно использовать для определения областей системного улучшения и анализа прогресса. VMO предоставляет информацию на синхронизации портфеля и других встречах по согласованию взаимодействия, таких как инициативное бюджетирование для тех потоков, которые приносят наибольшую ценность клиентам и предприятию. Это помогает LPM инвестировать в ресурсы, которые помогут устранить узкие места и неэффективность. Например, VMO может предложить нанять необходимых специалистов, приобрести новые инструменты или пройти обучение для приобретения новых навыков.

Синхронизируйтесь с другими портфелями – VMO, наряду с другими VMO портфеля, предоставляет сводные входные данные, необходимые для управления портфелем предприятия, чтобы поддерживать согласованность нескольких портфелей.

Развивайте отношения с поставщиками на основе Agile-контрактов – VMO помогает потокам ценности во взаимодействии с поставщиками для разработки четких процессов по реализации изменений. VMO помогает координировать Agile-контракты, которые максимизируют экономическую ценность для всех сторон в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Вместе с поставщиками и подрядчиками они стремятся создать гибкие и прозрачные подходы к инвестициям, которые мотивируют все стороны к созданию наилучшего возможного решения. Группа также распространяет опыт успешного взаимодействия на другие потоки ценности.

Документируйте и информируйте о модели управления LPM – руководители портфеля и другие руководители предприятия несут ответственность за разработку метода внедрения LPM. VMO обеспечивает обмен информацией, согласование и обновление процессов по мере их развития.

Поддержка трансформации

Коммуникация через организационные границы, сбор данных и согласование последующих шагов дорожной карты трансформации требует соответствующего вклада со стороны множества заинтересованных сторон. VMO поддерживает общение и сотрудничество между различными руководящими группами и отделами по мере их перехода к новому способу работы.

Координируйте трансформацию с помощью LACE – вместе LACE и VMO обеспечивают применение дорожной карты внедрения SAFe в каждом портфеле. LACE обеспечивает обучение и поддерживает реализацию ценностей по Agile-практикам, в то время как VMO помогает ART и потокам ценности постоянно измерять и улучшать эффективность поставки с помощью практики визуализации потока ценности (Value Stream Mapping).

Помогайте определять и запускать потоки ценности – VMO помогает LACE запускать и интегрировать новые потоки ценности в портфель SAFe и контекст LPM. Они также доносят до руководителей портфеля полученную с помощью соответствующих данных и обобщенных результатов исследований рынка информацию о потенциально новых потоках ценности.

Измеряйте и развивайте ключевые компетенции LPM – VMO поддерживает тех, кто развивает практики LPM, проводя обучение навыкам и инструментам, необходимым для достижения организационной зрелости. Они сосредоточены на повышении эффективности мероприятий LPM и разрабатывают планы по улучшению прозрачности и потока. VMO также проводят оценку ключевых компетенций LPM и используют полученные данные для обоснования будущих улучшений.

Обучайте новых владельцев Эпиков – члены VMO тренируют и направляют новых владельцев Эпиков , определяя и донося свое видение, а также разрабатывая упрощенное финансовое обоснование (Lean Business Case). VMO поддерживает владельцев эпиков в координации с ключевыми заинтересованными лицами, а также в мониторинге и информировании о ходе реализации их эпиков. Поскольку часто назначаются по мере продвижения работы по канбан портфеля появляются новые владельцы эпиков без опыта в SAFe или LPM, сопровождение VMO может иметь решающее значение для поддержания потока и позитивной культуры во всем портфеле.

Владелец Эпика отвечает за координацию движения эпиков по этапам системы Канбан Портфеля.

Упрощенное Финансовое Обоснование (Lean Business Case, LBC) — это структурированный формат для описания Эпиков, их MVP и прогнозируемой бизнес-ценности.

Организационная модель

На практике успешный запуск VMO можно организовать несколькими способами. Правильный путь для каждой организации будет зависеть от того, в каком порядке она осуществила трансформацию и на каком этапе пути к LPM находится. Чаще всего VMO создается как ответвление LACE после запуска нескольких ART. Это делается для того, чтобы начать фокусироваться на применении практик LPM и управлении потоком ценности. Начальным составом команды VMO могут стать лены LACE, а также старшие менеджеры программ.

Другой подход заключается в том, что VMO создается как часть команды трансформации, часто на базе существующего PMO. Это происходит, когда в центре внимания находятся практики LPM перед запуском ART. Преобразование PMO в VMO, а также формирование LACE на раннем этапе может позволить ускорить проведение масштабных изменений, сохраняя при этом фокус на общих  целяхи трансформации. Этот подход также эффективен для оперативной поддержки сотрудников организации в применении новых методов работы, необходимых для перехода к реализации, ориентированной на ценность.

Когда на предприятии имеется несколько портфелей, можно использовать гибридную модель для VMO. В этой ситуации центральный VMO управления портфелем предприятия работает вместе с несколькими VMO каждого портфеля.

Lean-управление портфелем в SAFe®
Тренинг Lean Portfolio Management дает полный набор инструментов, необходимых для реализации портфельного управления крупной компании. По окончании тренинга и сдачи выходного экзамена участники получают международный сертификат Certified SAFe® Lean Portfolio Manager (LPM).

Поделиться

VK
Telegram