Все статьи
Есть ли проектный офис в SAFe® – Value Management Office
Дата: 30.11.2023
Что станет с проектным офисом при переходе к управлению Lean-Agile? Момент, когда вам придется искать ответ на этот вопрос, неизбежно настанет при проведении Agile-трансформации. И в SAFe® (Scaled Agile Framework®) есть решение.
Value Management Office (VMO) — поставка ценности
Цель бизнеса – создавать и доставлять ценность клиентам.
Value Management Office (VMO) — это организационная функция, отвечающая за содействие процессу Lean-управления портфелем, а также за повышение операционной эффективности и управления в рамках трансформации Lean-Agile.
VMO обычно работает как Agile-команда в партнерстве с Центром Экспертизы Lean-Agile (LACE, Lean-Agile Center of Excellence), руководством портфеля и другими заинтересованными лицами предприятия для оптимизации потока стратегической ценности, поставляемой в рамках портфеля SAFe. VMO также могут быть сформированы в крупных потоках создания ценности, которые требуют совместной работы тысяч специалистов над одним крупным решением.
Центр Экспертизы Lean-Agile (Lean-Agile Center of Excellence, LACE) — это небольшая Agile-команда, занимающаяся внедрением методики SAFe Lean-Agile.
Подробности
Часто после того, как сделаны первые шаги в направлении Lean-управления портфелем (LPM, Lean Portfolio Management) в рамках SAFe-трансформации, компании сталкиваются с необходимостью формирования VMO, когда несколько потоков создания ценности работают по новому подходу. VMO часто формируются на базе существующих PMO, которые готовы принять образ мышления, ценности и принципы, которых требует подход Lean-Agile. VMO, как и LACE, должен координировать многие виды деятельности в рамках организации. Однако, в то время как LACE сосредоточен на запуске, обучении и ускорении трансформации в целом, VMO фокусируется на обеспечении деятельности LPM, которое успешно преобразует стратегию предприятия в решение, поставляемое потоками создания ценности в портфеле SAFe.
Lean-управление Портфелем — это компетенция, которая позволяет согласовать стратегию и исполнение, применяя подходы Lean и системного мышления к стратегии и инвестиционному финансированию, операциям и Agile-управлению портфелем.
Характеристики
SAFe Practice Consultants (SPC) — это сертифицированные агенты изменений, которые не только разбираются в SAFe, но и хотят улучшить бизнес-процессы и процессы разработки программного обеспечения и систем в своих компаниях.
Ключевое сотрудничество
Представители Бизнеса — ключевые заинтересованные лица ART, которые несут решающую ответственность за технологическую и бизнес-основу возврата инвестиций (Return on Investment, ROI), управления и нормативно-правового контроля (Сompliance).
Корпоративный Архитектор отвечает за разработку технологической концепции, стратегии и дорожной карты портфеля.
Профессиональные Сообщества — это группы людей, обладающих общими интересами в определенной технической области или в области бизнеса. Они регулярно сотрудничают, чтобы обмениваться информацией, совершенствовать свои навыки, а также укреплять общие знания в предметной области.
Solution Tran — это организационная структура, которая разрабатывает крупные Решения, требующие слаженной работы нескольких ARTs и Поставщиков.
Agile Release Train (ART) — это долгосрочная команда Agile-команд, которая инкрементально разрабатывает, внедряет и часто эксплуатирует одно или несколько решений в рамках потока разработки ценности.
Обязанности
Обеспечение стратегического и инвестиционного финансирования
Координация запуска LPM. Запуск LPM — это распространенная успешная модель, которая обеспечивает согласованность и взаимодействие между различными заинтересованными сторонами в начале пути LPM. VMO обычно готовит и проводит это мероприятие. Это гарантирует, что весь портфель, включая тех, кто работает в подразделениях ART и Solution Train, будут готовы к предстоящим изменениям. Обычно повестка включает:
- Уточнение дорожной карты внедрения LPM и согласование ожидаемых результатов.
- Планирование согласованных мероприятий LPM.
- Определение общей каденции PI для всего портфеля.
- Уточнение бэклога портфеля и анализ текущей текущей работы.
- Создание Канбан Портфеля.
- Подтверждение согласия на удаление устаревших политик и практик.
Сбор критически важных данных – занимаясь внедрением LPM, VMO работает с LACE и руководителями портфеля для сбора критически важных данных, таких как стратегические темы, концепция портфеля и распределение бюджета (Lean-бюджетирование). Эта информация обеспечивает прозрачность и согласованность всех потоков создания ценности в портфеле.
Обзор стратегии портфеля
Цель: обеспечить согласованность стратегии и работоспособность портфеля.
- Формирование контекста портфеля.
- Следование видению портфеля.
- Обзор и актуализация статуса стратегических тем.
- Обзор горизонтов инвестирования и других правил Lean-бюджетирования.
- Обзор метрик и ключевых показателей эффективности портфеля.
- Обзор дорожной карты портфеля.
Синхронизация портфеля
Цель: обеспечить прогресс портфеля.
- Обзор процесса исполнения эпиков, анализ MVP и определение дальнейших шагов.
- Продвижение эпиков по Канбан-системе.
- Устранение блокеров и препятствий.
- Решение вопросов координации созависимых потоков ценности.
- Сбор метрик и ключевых показателей эффективности потока ценности.
- Актуализация дорожной карты портфеля.
- Делится изменениями бизнес-контекста.
- Обновлять Канбан портфеля, видение и контекст.
- Собирать и визуализировать прогресс.
- Обсуждать загрузку и финансовые изменения.
- Обновлять финансовые инструменты и отчетность.
- Быть уверенными, что планы работы своевременно корректируются.
- Обеспечивать вовлеченность ключевых участников.
Интервал Планирования (Planning Interval, PI) — это регулярный повторяющийся временной интервал, за который Agile Release Train (ART) непрерывно поставляет ценность клиентам в соответствии с Целями Интервала Планирования (PI-целями).
Канбан Портфеля — это метод, используемый для визуализации и управления потоком Эпиков Портфеля от идеи до анализа и реализации.
Стратегические Темы — это бизнес-цели портфельного уровня, описывающие конкурентные особенности и стратегические преимущества. Они обеспечивают бизнес-контекст для стратегии и принятия решений на уровне портфеля, представляя определенные аспекты стратегического плана предприятия.
Концепция Портфеля описывает будущее состояние Потоков Ценности и Решений.
Lean-бюджеты — это подход к финансовому управлению, который финансирует потоки поставки ценности вместо проектов, ускоряя доставку ценности и снижая накладные расходы, связанные с традиционным учетом затрат на проект.
Правила Lean-бюджетирования — это политики и практики бюджетирования, осуществления расходов и управления для конкретного SAFe-портфеля.
Эпик — существенная инициатива по разработке Решения.
Координация Agile-управления портфелем
Разрабатывайте, собирайте и применяйте успешные модели работы команд и ART – используя информацию, полученную от Scrum-мастеров/Коучей команд, Release Train Engineer (RTE), Solution Train Engineer (STE), LACE и CoP, VMO может оптимизировать, делегировать, и урегулировать проблемы в Agile-командах и ART. VMO видит общую картину, что помогает выявить узкие места и неэффективность во всех потоках ценности портфеля. Можно ли устранить зависимости? Можно ли автоматизировать выполнение задач? Можно ли упростить согласования?
Содействуйте операционному совершенству – в центре внимания VMO к операционному совершенству лежит постоянное улучшение эффективности, методов и показателей LPM. Они отражают прогресс реализации эпиков портфеля, стратегических тем и ключевых показателей эффективности (KPI, Key Performance Indicators) потока ценности, обеспечивая прозрачность всего портфеля и предприятия. Это помогает обеспечить согласованность приоритетов для всех участников и эффективное использование дефицитных или дорогих ресурсов.
Скрам-мастер/Коуч Команды — это лидер и коуч Agile-команды, который помогает в реализации командных процессов, мероприятий и поставке ценности.
Release Train Engineer (RTE) или «машинист поезда» — это лидер-слуга и коуч в Agile Release Train (ART), который проводит мероприятия и помогает в реализации процессов, а также поддерживает команды в поставке ценности.
Solution Train Engineer (STE) или «машинист поезда решений» — лидер-слуга и коуч, содействующий проведению мероприятий и процессов Solution Train, координирующий работу нескольких ART и поставщиков, а также поддерживающий эти ART в поставке ценности.
Agile-команда — это кросс-функциональная группа размером 10 и менее человек, которая обладает всеми необходимыми навыками для определения, создания, тестирования и внедрения ценности своим клиентам.
Ключевые Показатели (Key Performance Indicators, KPIs, Ключевые Показатели Эффективности) Потока Ценности — это численные метрики, используемые для оценки того, насколько Поток Ценности соответствует своим бизнес-целям.
PI-планирование — это регулярно повторяющееся мероприятие всего ART, которое согласовывает команды и заинтересованных лиц вокруг общей миссии и концепции.
Системная Демонстрация предоставляет заинтересованным лицам комплексный обзор новых Фич, которые были реализованы за последнюю итерацию всеми командами ART. Каждая демонстрация дает объективную оценку прогресса и возможность сбора обратной связи.
Инспекция и Адаптация (Inspect and Adapt, I&A) — значимое событие, происходящее в конце каждого интервала планирования (Planning Interval, PI), когда демонстрируется и оценивается текущее состояние Решения. Затем команды обдумывают и выявляют элементы бэклога по улучшению с помощью структурированного семинара по решению проблем.
Применение Lean-управления
Синхронизируйтесь с другими портфелями – VMO, наряду с другими VMO портфеля, предоставляет сводные входные данные, необходимые для управления портфелем предприятия, чтобы поддерживать согласованность нескольких портфелей.
Развивайте отношения с поставщиками на основе Agile-контрактов – VMO помогает потокам ценности во взаимодействии с поставщиками для разработки четких процессов по реализации изменений. VMO помогает координировать Agile-контракты, которые максимизируют экономическую ценность для всех сторон в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Вместе с поставщиками и подрядчиками они стремятся создать гибкие и прозрачные подходы к инвестициям, которые мотивируют все стороны к созданию наилучшего возможного решения. Группа также распространяет опыт успешного взаимодействия на другие потоки ценности.
Документируйте и информируйте о модели управления LPM – руководители портфеля и другие руководители предприятия несут ответственность за разработку метода внедрения LPM. VMO обеспечивает обмен информацией, согласование и обновление процессов по мере их развития.
Поддержка трансформации
Координируйте трансформацию с помощью LACE – вместе LACE и VMO обеспечивают применение дорожной карты внедрения SAFe в каждом портфеле. LACE обеспечивает обучение и поддерживает реализацию ценностей по Agile-практикам, в то время как VMO помогает ART и потокам ценности постоянно измерять и улучшать эффективность поставки с помощью практики визуализации потока ценности (Value Stream Mapping).
Помогайте определять и запускать потоки ценности – VMO помогает LACE запускать и интегрировать новые потоки ценности в портфель SAFe и контекст LPM. Они также доносят до руководителей портфеля полученную с помощью соответствующих данных и обобщенных результатов исследований рынка информацию о потенциально новых потоках ценности.
Обучайте новых владельцев Эпиков – члены VMO тренируют и направляют новых владельцев Эпиков , определяя и донося свое видение, а также разрабатывая упрощенное финансовое обоснование (Lean Business Case). VMO поддерживает владельцев эпиков в координации с ключевыми заинтересованными лицами, а также в мониторинге и информировании о ходе реализации их эпиков. Поскольку часто назначаются по мере продвижения работы по канбан портфеля появляются новые владельцы эпиков без опыта в SAFe или LPM, сопровождение VMO может иметь решающее значение для поддержания потока и позитивной культуры во всем портфеле.
Владелец Эпика отвечает за координацию движения эпиков по этапам системы Канбан Портфеля.
Упрощенное Финансовое Обоснование (Lean Business Case, LBC) — это структурированный формат для описания Эпиков, их MVP и прогнозируемой бизнес-ценности.
Организационная модель
На практике успешный запуск VMO можно организовать несколькими способами. Правильный путь для каждой организации будет зависеть от того, в каком порядке она осуществила трансформацию и на каком этапе пути к LPM находится. Чаще всего VMO создается как ответвление LACE после запуска нескольких ART. Это делается для того, чтобы начать фокусироваться на применении практик LPM и управлении потоком ценности. Начальным составом команды VMO могут стать лены LACE, а также старшие менеджеры программ.
Другой подход заключается в том, что VMO создается как часть команды трансформации, часто на базе существующего PMO. Это происходит, когда в центре внимания находятся практики LPM перед запуском ART. Преобразование PMO в VMO, а также формирование LACE на раннем этапе может позволить ускорить проведение масштабных изменений, сохраняя при этом фокус на общих целяхи трансформации. Этот подход также эффективен для оперативной поддержки сотрудников организации в применении новых методов работы, необходимых для перехода к реализации, ориентированной на ценность.
Когда на предприятии имеется несколько портфелей, можно использовать гибридную модель для VMO. В этой ситуации центральный VMO управления портфелем предприятия работает вместе с несколькими VMO каждого портфеля.
