Все статьи
PI-планирование в гибридном формате
Дата: 29.01.2024
Перед каждым PI-планированием мы часто задумываемся, а в каком формате его лучше провести: офлайн или удаленно? Может быть сделать что-то среднее?
До 2020 года большинство организаций проводили PI-планирование офлайн, но COVID-19 вынудил всех резко перейти к онлайн-формату. А сейчас стало ясно, что не все готовы возвращаться обратно в оффлайн, и необходим новый гибридный формат, который в свою очередь создает много проблем, связанных с фасилитацией, используемыми инструментами и организацией взаимодействия команд.
Эта статья написана сразу после проведения такого гибридного PI-планирования в Fred IT Group и основывается на этом опыте. Обсудим такие темы:
- Четыре типа или формата PI-планирования.
- Основные проблемы гибридного PI-планирования.
- Как готовиться к гибридному PI-планированию.
- Ключевые выводы RTE по проведению гибридного PI-планирования.
PI (Planning Interval, Интервал Планирования) — это регулярный повторяющийся временной интервал, за который Agile Release Train (ART) непрерывно поставляет ценность клиентам в соответствии с Целями Интервала Планирования (PI-целями).
Agile Release Train (ART) — это долгосрочная команда Agile-команд, которая инкрементально разрабатывает, внедряет и часто эксплуатирует одно или несколько решений в рамках потока разработки ценности.
PI-планирование (PI Planning) — это регулярно повторяющееся мероприятие всего ART, которое согласовывает команды и заинтересованных лиц вокруг общей миссии и концепции.
Release Train Engineer (RTE) или «машинист поезда» — это лидер-слуга и коуч в Agile Release Train (ART), который проводит мероприятия и помогает в реализации процессов, а также поддерживает команды в поставке ценности.
Четыре формата PI-планирования
Прежде чем двигаться дальше, перечислим четыре формата PI-планирования, которые сейчас распространены:
- Офлайн PI -планирование — все участники Agile Release Train (ART) находятся в одном месте и используют физические инструменты. Этот формат был рекомендуемым и наиболее распространенным форматом до COVID-19.
- Распределенное PI-планирование (сценарий 1) — команды планируют PI офлайн, но не обязательно находятся в одном месте с другими командами в ART. Этот сценарий используется, когда команды находятся в разных странах.
- Распределенное PI-планирование (сценарий 2) — все участники работают удаленно (как правило, из дома), поэтому фасилитация осуществляется исключительно с использованием цифровых инструментов. Этот сценарий иногда называют удаленным, интерактивным или виртуальным PI-планированием. Этот формат стал распространенным в 2020 году из-за COVID-19.
- Гибридное PI -планирование — часть участников находится в одном месте (например, в большом конференц-зале), другие участники присоединяются удаленно. В командах могут присутствовать как очные, так и удаленные участники, поэтому фасилитация и специальные инструменты здесь становятся важными, чтобы помочь таким командам взаимодействовать на протяжении всего мероприятия. Из-за того, что гибкий рабочий график и удаленный формат работы набирают все большую популярность, гибридное PI-планирование, вероятно, станет более распространенным.
Несмотря на кажущуюся схожесть, между распределенным (сценарий 1) и гибридным форматом PI-планирования есть ключевые различия. В распределенном сценарии команды физически расположены в нескольких местах, и в каждом из них есть фасилитатор. Команды, между которыми есть сильные зависимости, в идеале располагаются в одном месте, поэтому большая часть ключевых взаимодействий по-прежнему происходит лично.
В гибридном PI-планировании одна группа участников расположена физически в одном месте, а к ней удаленно присоединяются остальные участники из десятков разных мест. Этот формат намного сложнее, поскольку все взаимодействия происходят смешанно – лично и удаленно. Кроме того, в гибридный формат приносит уникальную проблему: участники, которые присутствуют на планировании лично (по сути, самая большая группа), не должны доминировать на мероприятии.
Проблемы гибридного PI-планирования
Мы подозревали, что гибридное PI планирование, вероятно, должно будет отличаться от офлайн и распределенных мероприятий, которые мы проводили ранее. Вот некоторые из первоначальных вопросов, которые, как мы знали, нам придется решить:
- Как мы будем фасилитировать мероприятие, чтобы у людей, присутствующих на планировании в офисе, не было привилегий по сравнению с теми, кто подключается из дома? Или наоборот?
- Как создать равные возможности для участия?
- Как мы поможем людям в офисе чувствовать себя в безопасности на своем первом большом рабочем мероприятии за несколько лет?
- Какие проблемы возникнут у людей, которые посещали только полностью удаленные и распределенные PI-планирования?
- Какова логистика гибридного мероприятия?
- Какие инструменты и оборудование необходимы?
- Будем ли мы использовать физические инструменты? Или мы будем использовать исключительно цифровые инструменты?
- Как мы можем гарантировать, что каждый может слышать и быть услышанным? И видеть, и быть увиденным?
- Планируют ли команды планировать PI вместе в большом пространстве? Или нам нужно организовать для них отдельные переговорные? И как в этом случае организовать взаимодействие команд?
- Как мы донесем ожидания?
- Как мы поможем фасилитаторам команд (Скрам-мастерам)?
Эти вопросы по большей части направлены на то, чтобы ответить на более широкий вопрос: как нам организовать мероприятие, на котором офлайн- и онлайн-участники смогут участвовать в равной степени?
Скрам-мастер/Коуч Команды — это лидер и коуч Agile-команды, который помогает в реализации командных процессов, мероприятий и поставке ценности.
Как мы готовились к первому гибридному PI-планированию
Осознав, что гибридное планирование PI будет сопряжено с уникальными проблемами, мы приняли несколько важных решений и предприняли следующие шаги для подготовки.
Коммуникации и согласованность с командами
За несколько недель до гибридного мероприятия мы провели встречу со всеми участниками поезда, чтобы поделиться нашими планами и предоставить членам команд возможность задать вопросы или дать обратную связь. Эта предварительная встреча помогла нам сформировать ожидания и синхронизироваться с командами. Мы также распространили информационный сборник, который содержал такие материалы, как:
- Повестка.
- Планы этажей и расположение дискуссионных зон.
- Инструкции по использованию оборудования для видеоконференцсвязи.
- Советы по фасилитации.
Инструменты совместной работы
Мы решили в первую очередь использовать цифровые инструменты, а не физические. Мы знали, что члены наших удалённых команд не смогут видеть физические доски и вносить свой вклад. Мы использовали Miro для досок, Mentimeter для опросов (включая голосование за доверие) и обратной связи, а MS Teams – для звонков.
Фасилитация
В нашем профессиональном сообществе Скрам-мастеров мы провели «фьючеспективу» (так же известную как «пре-мортем»), где обсудили, каким может быть худшее или лучшее гибридное планирование PI.
Вынос обсуждения в группах из общего зала
Планирование PI вживую обычно проходит в одном большом зале. В гибридном варианте это не подходит для обсуждений в группах. Поэтому мы забронировали отдельные комнаты для каждой команды. Главный зал мы использовали для сессий со всем поездом, таких как Бизнес-контекст или Рецензирование планов.
Проверка оборудования
Перед мероприятием мы потратили значительное время на проверку оборудования как в основной комнате, так и в комнатах для обсуждения в группах. У нас также были планы на случай выхода оборудования из строя.
Ключевые инсайты RTE по гибридному PI-планированию
Эти два дня были довольно насыщенными, и мы многому научились. Мы собирали обратную связь на протяжении всего мероприятия, чтобы постоянно вносить коррективы. Отзывы офлайн-участников мы собирали на физических досках, а удаленные отзывы – на цифровой доске. Это гарантировало, что мы понимаем контекст полученных отзывов. Читайте далее, чтобы узнать некоторые из ключевых уроков, которые мы извлекли.
Качество интернет-соединения и аудио/видео
Два наиболее важных фактора успеха гибридного мероприятия – это стабильное подключение к Интернету и чистый звук и видео. У нас были отличные настройки аудио и видео, но, к сожалению, в первый день в нашем главном зале было плохое Интернет-соединение. Получив обратную связь от наших онлайн-участников, мы на второй день переехали в место с лучшим подключением к Интернету.
Задумывайтесь, что вы транслируете
Во время основных групповых сессий мы обнаружили, что действительно важно, чтобы как офлайн-, так и онлайн-участники могли видеть:
- экран;
- чат;
- видео других участников.
Когда чат не было видно офлайн-участникам, они не могли следить за дискуссиями онлайн-участников.
Также важно, чтобы онлайн-участники могли видеть всех людей в комнате, а не только тех, кто выступает. Аналогично офлайн-участникам, было важно видеть видео участников из онлайна.
Этикет в отношении микрофона
Большинство из нас не привыкли пользоваться микрофонами и с трудом удерживали их постоянно на соответствующем расстоянии (включая меня). Участникам очной встречи время от времени требовалось напоминать, что надо подождать, пока микрофон дойдет до них, прежде чем выступать, чтобы онлайн-участники могли их услышать.
Нервы
Прошло несколько лет с тех пор, как большинство из нас лично посещали крупномасштабное рабочее мероприятие, и многие люди, по понятным причинам, сильно нервничали. Мы решили признать это во вступительном слове, что, я думаю, помогло успокоить нервы и создать соответствующую благоприятную обстановку.
Общественная польза
Все согласились с тем, что было здорово встретиться и восстановить связь со всеми коллегами. Мы организовали кофе, закуски и обед, чтобы люди могли провести перерывы в общении, а не в поисках еды.
Для этого нужна команда
Я понял, что для проведения хорошего крупномасштабного гибридного мероприятия требуется команда. Если вы являетесь RTE, который фасилитирует гибридные планирования PI, найдите людей, которые могут помочь вам с настройкой аудио/видео, офисной логистикой, техподдержкой и т.п. Это слишком много для одного, чтобы пытаться сделать это самостоятельно.
Советы и ресурсы для RTE, фасилитирующих гибридное PI планирование
Фасилитация PI-планирования в гибридном формате требует большой работы, особенно в первый раз, но попробовать определенно стоит. Мои основные выводы на данный момент такие:
- Не стоит недооценивать тщательную подготовку к мероприятию.
- Будьте готовы многому учиться и вносить коррективы и улучшения в процессе.
- Убедитесь, что вы предоставляете равные права офлайн- и онлайн- участникам. Будьте особенно внимательны к опыту, которого у вас нет!
- Хотя нам и нравится гибкий график работы, мы все еще видим много плюсов от совместного PI-планирования.
