Все статьи

Дарья Зоткина

SAFe Release Train Engineer

Андрей Зарубин

Руководитель центра компетенций развития технологий некредитных продуктов в Росбанке

19 лет в IT. В разные годы создавал банковское ПО, высоконагруженные трейдинговые платформы и геоинформационные системы. Писал код, руководил командами, проектами и департаментами. Внедрял Agile, DevOps и другие практики. Сертифицирован по Java, Cloud, Agile и PRINCE2. Обожает хакатоны и инженерную культуру.

PI-планирование в гибридном формате

Дата: 29.01.2024

Перед каждым PI-планированием мы часто задумываемся, а в каком формате его лучше провести: офлайн или удаленно? Может быть сделать что-то среднее?

До 2020 года большинство организаций проводили PI-планирование офлайн, но COVID-19 вынудил всех резко перейти к онлайн-формату. А сейчас стало ясно, что не все готовы возвращаться обратно в оффлайн, и необходим новый гибридный формат, который в свою очередь создает много проблем, связанных с фасилитацией, используемыми инструментами и организацией взаимодействия команд.

Эта статья написана сразу после проведения такого гибридного PI-планирования в Fred IT Group и основывается на этом опыте. Обсудим такие темы:

  • Четыре типа или формата PI-планирования.
  • Основные проблемы гибридного PI-планирования.
  • Как готовиться к гибридному PI-планированию.
  • Ключевые выводы RTE по проведению гибридного PI-планирования.

PI (Planning Interval, Интервал Планирования) — это регулярный повторяющийся временной интервал, за который Agile Release Train (ART) непрерывно поставляет ценность клиентам в соответствии с Целями Интервала Планирования (PI-целями).

Agile Release Train (ART) — это долгосрочная команда Agile-команд, которая инкрементально разрабатывает, внедряет и часто эксплуатирует одно или несколько решений в рамках потока разработки ценности.

PI-планирование (PI Planning) — это регулярно повторяющееся мероприятие всего ART, которое согласовывает команды и заинтересованных лиц вокруг общей миссии и концепции.

Release Train Engineer (RTE) или «машинист поезда» — это лидер-слуга и коуч в Agile Release Train (ART), который проводит мероприятия и помогает в реализации процессов, а также поддерживает команды в поставке ценности.

Четыре формата PI-планирования

Прежде чем двигаться дальше, перечислим четыре формата PI-планирования, которые сейчас распространены:

  • Офлайн PI -планирование — все участники Agile Release Train (ART) находятся в одном месте и используют физические инструменты. Этот формат был рекомендуемым и наиболее распространенным форматом до COVID-19.
  • Распределенное PI-планирование (сценарий 1)  —  команды планируют PI офлайн, но не обязательно находятся в одном месте с другими командами в ART. Этот сценарий используется, когда команды находятся в разных странах.
  • Распределенное PI-планирование (сценарий 2)  — все участники работают удаленно (как правило, из дома), поэтому фасилитация осуществляется исключительно с использованием цифровых инструментов. Этот сценарий иногда называют удаленным, интерактивным или виртуальным PI-планированием. Этот формат стал распространенным в 2020 году из-за COVID-19.
  • Гибридное PI -планирование — часть участников находится в одном месте (например, в большом конференц-зале), другие участники присоединяются удаленно. В командах могут присутствовать как очные, так и удаленные участники, поэтому фасилитация и специальные инструменты здесь становятся важными, чтобы помочь таким командам взаимодействовать на протяжении всего мероприятия. Из-за того, что гибкий рабочий график и удаленный формат работы набирают все большую популярность, гибридное PI-планирование, вероятно, станет более распространенным.

Несмотря на кажущуюся схожесть, между распределенным (сценарий 1) и гибридным форматом PI-планирования есть ключевые различия. В распределенном сценарии команды физически расположены в нескольких местах, и в каждом из них есть фасилитатор. Команды, между которыми есть сильные зависимости, в идеале располагаются в одном месте, поэтому большая часть ключевых взаимодействий по-прежнему происходит лично.

В гибридном PI-планировании одна группа участников расположена физически в одном месте, а к ней удаленно присоединяются остальные участники из десятков разных мест. Этот формат намного сложнее, поскольку все взаимодействия происходят смешанно – лично и удаленно. Кроме того, в гибридный формат приносит уникальную проблему: участники, которые присутствуют на планировании лично (по сути, самая большая группа), не должны доминировать на мероприятии.

Проблемы гибридного PI-планирования

Мы подозревали, что гибридное PI планирование, вероятно, должно будет отличаться от офлайн и распределенных мероприятий, которые мы проводили ранее. Вот некоторые из первоначальных вопросов, которые, как мы знали, нам придется решить:

  • Как мы будем фасилитировать мероприятие, чтобы у людей, присутствующих на планировании в офисе, не было привилегий по сравнению с теми, кто подключается из дома? Или наоборот?
  • Как создать равные возможности для участия?
  • Как мы поможем людям в офисе чувствовать себя в безопасности на своем первом большом рабочем мероприятии за несколько лет?
  • Какие проблемы возникнут у людей, которые посещали только полностью удаленные и распределенные PI-планирования?
  • Какова логистика гибридного мероприятия?
  • Какие инструменты и оборудование необходимы?
  • Будем ли мы использовать физические инструменты? Или мы будем использовать исключительно цифровые инструменты?
  • Как мы можем гарантировать, что каждый может слышать и быть услышанным? И видеть, и быть увиденным?
  • Планируют ли команды планировать PI вместе в большом пространстве? Или нам нужно организовать для них отдельные переговорные? И как в этом случае организовать взаимодействие команд?
  • Как мы донесем ожидания?
  • Как мы поможем фасилитаторам команд (Скрам-мастерам)?

Эти вопросы по большей части направлены на то, чтобы ответить на более широкий вопрос: как нам организовать мероприятие, на котором офлайн- и онлайн-участники смогут участвовать в равной степени?

Скрам-мастер/Коуч Команды — это лидер и коуч Agile-команды, который помогает в реализации командных процессов, мероприятий и поставке ценности.

Как мы готовились к первому гибридному PI-планированию

Осознав, что гибридное планирование PI будет сопряжено с уникальными проблемами, мы приняли несколько важных решений и предприняли следующие шаги для подготовки.

Коммуникации и согласованность с командами

За несколько недель до гибридного мероприятия мы провели встречу со всеми участниками поезда, чтобы поделиться нашими планами и предоставить членам команд возможность задать вопросы или дать обратную связь. Эта предварительная встреча помогла нам сформировать ожидания и синхронизироваться с командами. Мы также распространили информационный сборник, который содержал такие материалы, как:

  • Повестка.
  • Планы этажей и расположение дискуссионных зон.
  • Инструкции по использованию оборудования для видеоконференцсвязи.
  • Советы по фасилитации.
Выдержка из информационного сборника (планы этажей размыты для публикации в этой статье)

Инструменты совместной работы

Мы решили в первую очередь использовать цифровые инструменты, а не физические. Мы знали, что члены наших удалённых команд не смогут видеть физические доски и вносить свой вклад. Мы использовали Miro для досок, Mentimeter для опросов (включая голосование за доверие) и обратной связи, а MS Teams – для звонков.

(Слева) физическа доска зависимостей, (Справа) цифровая доска зависимостей

Фасилитация

В нашем профессиональном сообществе Скрам-мастеров мы провели «фьючеспективу» (так же известную как «пре-мортем»), где обсудили, каким может быть худшее или лучшее гибридное планирование PI.

Фьючеспектива

Вынос обсуждения в группах из общего зала

Планирование PI вживую обычно проходит в одном большом зале. В гибридном варианте это не подходит для обсуждений в группах. Поэтому мы забронировали отдельные комнаты для каждой команды. Главный зал мы использовали для сессий со всем поездом, таких как Бизнес-контекст или Рецензирование планов.

(Слева) Общая комната, (Справа) Комната для обсуждения в команде

Проверка оборудования

Перед мероприятием мы потратили значительное время на проверку оборудования как в основной комнате, так и в комнатах для обсуждения в группах. У нас также были планы на случай выхода оборудования из строя.

Ключевые инсайты RTE по гибридному PI-планированию

Эти два дня были довольно насыщенными, и мы многому научились. Мы собирали обратную связь на протяжении всего мероприятия, чтобы постоянно вносить коррективы. Отзывы офлайн-участников мы собирали на физических досках, а удаленные отзывы – на цифровой доске. Это гарантировало, что мы понимаем контекст полученных отзывов. Читайте далее, чтобы узнать некоторые из ключевых уроков, которые мы извлекли.

Обратная связь

Качество интернет-соединения и аудио/видео

Два наиболее важных фактора успеха гибридного мероприятия – это стабильное подключение к Интернету и чистый звук и видео. У нас были отличные настройки аудио и видео, но, к сожалению, в первый день в нашем главном зале было плохое Интернет-соединение. Получив обратную связь от наших онлайн-участников, мы на второй день переехали в место с лучшим подключением к Интернету.

Задумывайтесь, что вы транслируете

Во время основных групповых сессий мы обнаружили, что действительно важно, чтобы как офлайн-, так и онлайн-участники могли видеть:

  • экран;
  • чат;
  • видео других участников.

Когда чат не было видно офлайн-участникам, они не могли следить за дискуссиями онлайн-участников.

Также важно, чтобы онлайн-участники могли видеть всех людей в комнате, а не только тех, кто выступает. Аналогично офлайн-участникам, было важно видеть видео участников из онлайна.

Этикет в отношении микрофона

Большинство из нас не привыкли пользоваться микрофонами и с трудом удерживали их постоянно на соответствующем расстоянии (включая меня). Участникам очной встречи время от времени требовалось напоминать, что надо подождать, пока микрофон дойдет до них, прежде чем выступать, чтобы онлайн-участники могли их услышать.

Нервы

Прошло несколько лет с тех пор, как большинство из нас лично посещали крупномасштабное рабочее мероприятие, и многие люди, по понятным причинам, сильно нервничали. Мы решили признать это во вступительном слове, что, я думаю, помогло успокоить нервы и создать соответствующую благоприятную обстановку.

Общественная польза

Все согласились с тем, что было здорово встретиться и восстановить связь со всеми коллегами. Мы организовали кофе, закуски и обед, чтобы люди могли провести перерывы в общении, а не в поисках еды.

Перерыв

Для этого нужна команда

Я понял, что для проведения хорошего крупномасштабного гибридного мероприятия требуется команда. Если вы являетесь RTE, который фасилитирует гибридные планирования PI, найдите людей, которые могут помочь вам с настройкой аудио/видео, офисной логистикой, техподдержкой и т.п. Это слишком много для одного, чтобы пытаться сделать это самостоятельно.

Советы и ресурсы для RTE, фасилитирующих гибридное PI планирование

Фасилитация PI-планирования в гибридном формате требует большой работы, особенно в первый раз, но попробовать определенно стоит. Мои основные выводы на данный момент такие:

  • Не стоит недооценивать тщательную подготовку к мероприятию.
  • Будьте готовы многому учиться и вносить коррективы и улучшения в процессе.
  • Убедитесь, что вы предоставляете равные права офлайн- и онлайн- участникам. Будьте особенно внимательны к опыту, которого у вас нет!
  • Хотя нам и нравится гибкий график работы, мы все еще видим много плюсов от совместного PI-планирования.

Продвинутый Scrum-мастер в SAFe®
Тренинг SAFe® Advanced Scrum Master для опытных Scrum-мастеров компаний, которые применяют Scaled Agile Framework® (SAFe®). По окончании тренинга и сдачи выходного экзамена участники получают международный сертификат Certified SAFe® Advanced Scrum Master (SASM).

Поделиться

VK
Telegram