Все статьи
Value Stream Mapping Workshop – как провести ретроспективу на основе визуализации рабочего процесса
Дата: 26.11.2024
Подробное описание ретроспективной сессии, на которой представители всех функций визуализируют целостный рабочий процесс создания клиентской ценности, после чего выявляют в нем слабые места и планируют улучшения.
Цели
- Понять целостный рабочий процесс посредством его визуализации.
- Быстро выявить слабые места в рабочем процессе и спланировать улучшения.
Предварительные условия
- Необходимо обеспечить участие в сессии представителей всех функций: анализ, разработка, тестирование, развертывание и прочие – которые непосредственно вовлечены в создание ценности от начала и до самого конца.
- Представители функций – это не начальники функциональных отделов, а непосредственные исполнители.
- Обязательно участие бизнеса и при наличии внешних поставщиков.
Подготовка, 10 минут
- Согласуйте ожидания участников и цели сессии.
- Разбейте участников сессии на группы по 3-5 человек для большего вовлечения и большей проработки карты потока создания ценности. Как разбить на группы?
- Можно разбить на кросс-функциональные группы, в каждой из которых есть как минимум один представитель каждой функции. В таком случае по итогам упражнения группы уточняют или дополняют результат друг друга.
- В случае разрозненности отдельных функциональных групп, к примеру: бизнеса и разработки – можно позволить им работать отдельно в своих группах, чтобы в конце выявить различное понимание рабочего процесса между ними и восстановить целостное.
- Попросите группы подготовить свое рабочее пространство: 1-2 флипчартных листа повесить в горизонтальном положении на стену, подготовить стикеры, фломастеры и маркеры.
Value Stream Mapping, 30 минут
- Опишите инструмент Value Stream Mapping (VSM, карта потока создания ценности) и попросите группы отобразить с помощью стикеров нейтральных цветов (красные стикеры не использовать) их реальных рабочий процесс. Что нужно отобразить?
- Стикерами все шаги рабочего процесса от инициации работы до поставки ценности конечному потребителю.
- На стикерах отметить как время на выполнение каждого шага рабочего процесса, так и время на передачу с одного шага на другой (время на передачу работы от одной функции другой или простой). На возражения о том, что всегда бывает по-разному, просите указывать временные диапазоны: минимальное и максимальное время – или если позволяет время, предложите выделить разные типы работ и построить для каждого типа отдельный VSM.
- С помощью маркера стрелками на флипчарте отобразить все возвраты в рабочем процессе на предшествующие шаги (переделки).
- Можно отобразить как прямой поток, так и ветвления. На вопросы о том, насколько уходить в детализацию, отвечайте: насколько успеете за отведенное время.
- Попросите посчитать и записать на флипчарте общее время производства (Lead Time) путем сложения временных диапазонов по всей карте создания ценности.
Выявление и приоритизация проблем, 30 минут
- Попросите участников вспомнить, с какими проблемами они недавно сталкивались и на каком этапе рабочего процесса они возникали. Каждая проблема должна быть отображена на отдельном красном (розовом) стикере и приклеена ровно к тому шагу рабочего процесса, к той передаче между функциями или к тому возврату на переделку, на котором она возникла.
- Опишите способ приоритизации проблем с помощью относительной оценки по 4 параметрам:
- Насколько больше остальных эта проблема приводит к росту времени поставки? Нужно сравнивать временные диапазоны шагов рабочего процесса, на котором возникает эта проблема.
- Приводит ли проблема к возвратам на переделку и насколько сильно это приводит к росту времени поставки? Скорее всего, это проблемы на стрелках возвратов. По длине стрелки или суммарному времени цикла возврата можно оценить влияние проблемы на рост времени поставки.
- Насколько проблема влияет на качество? Обычно такие проблемы сосредоточены в конце цепочки поставки ценности: по идее они должны приводить в возвратам на переделку, но из-за горящих сроков этого не происходит.
- Насколько сильно проблема влияет на мотивацию команды? Субъективная оценка через обсуждение членов группы, можно рассказать про концепцию eNPS (employee Net Promoter Score, индекс удовлетворенности или лояльности сотрудников).
- Попросите приоритизировать все проблемы:
- На новом флипчартном листе нарисовать скоринговую таблицу проблем по 4 параметрам.
- Переписать все проблемы с VSM на новые стикеры и поместить их на таблицу в первый столбец.
- Оценивать проблемы следует по столбцам, а не строкам таблицы: найти среди всех проблем такую, которая меньше всего влияет на оцениваемый параметр – поставить оценку 1, после чего оценить остальные проблемы по этому же параметру относительно, используя ряд Фибоначчи (1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100). Обратите внимание и по возможности проконтролируйте, что в каждом столбце таблицы есть как минимум одна оценка – 1. На вопросы, нужно ли использовать цифры больше 100, отвечайте: 20, 40 и 100 – это различные грани полного ужаса, нет смысла заходить за грани возможного.
- Посчитать итоговый приоритет проблем как сумму оценок по всем 4 параметрам и поставить полученную цифру на стикере проблемы.
- Отобразить бэклог устранения проблем как строгую последовательность проблем от максимального приоритета к минимальному. Это можно сделать или на отдельном флипчартном листе, перенеся на него стикеры с проблемами со скоринговой таблицы. Идеальный альтернативный вариант, но отнимающий больше времени – это выполнить приоритизацию проблема непосредственно на VSM по аналогии с инструментом User Story Mapping: вместо историй, привязанных к рабочему процессу пользователя, здесь проблемы, привязанные к рабочему процессу команды.
Презентация результатов
- Каждая группа презентует результаты остальным: 5 минут – после чего 3 минуты отводится на вопросы. Все замечания и уточнения в сессии вопросов следует парковать стикерами непосредственно на презентованный VSM для дальнейшей проработки (доработки VSM) группой.
- В случае большого количества групп проведите презентации в формате выставки (базара) вместо последовательных презентаций на всех сразу, чтобы обеспечить максимальное вовлечение и сэкономить время.
Финализация результатов
- В зависимости от изначального выбранного типа разбиения на группы организуйте интеграцию результатов команд в общий. Возможно, вам стоит устроить промежуточную презентацию VSM всех групп, а только после этого переходить к выявлению и приоритизации проблем.
- Скорее всего, по завершению всех презентаций вам нужно будет дать время на то, чтобы группы собрали итоговый вариант, в котором будут учтены наработки всех команд, а также устранены все замечания с сессии вопросов.
